Come collegare Yacan a HazCheckin: un codice per prenotazione per ogni proprietà

Se le tue strutture usano serrature Yacan, HazCheckin può creare il codice di ogni prenotazione al posto tuo: lo genera Yacan, apre tutte le serrature della proprietà, vale solo tra arrivo e partenza e l’ospite lo vede solo a check-in completato.

Cosa fa l’integrazione

• Crea un accesso per prenotazione, con le date e gli orari di arrivo e partenza della struttura.
• Un solo codice per tutta la proprietà. Yacan raggruppa le serrature di ogni unità in una proprietà; l’ospite riceve un codice che apre il portone e la porta del suo alloggio.
• Lo consegna al momento giusto. L’ospite vede il suo accesso nella pagina di check-in quando tutti i viaggiatori hanno completato la registrazione (e firmato il contratto, se lo usi).
• Segue le modifiche della prenotazione. Se cambiano le date, l’accesso si aggiorna; se viene annullata, viene rimosso; al checkout, scade.
• Non tocca gli altri soggiorni. Ogni prenotazione ha il proprio accesso: rimuoverlo non influisce sugli altri ospiti.
• Apertura da remoto dal tuo pannello sulle serrature con gateway.

Requisiti

Un account HazCheckin con piano Pro o Enterprise e il ruolo di amministratore dell’organizzazione: solo un amministratore può collegare account, assegnare porte e aprire da remoto.

• Un account Yacan con le serrature registrate nell’app Yacan.
• Almeno una proprietà creata nel pannello Yacan (app.yacan.es) con le sue serrature assegnate. In Yacan, una proprietà è l’unità che viene prenotata: un appartamento, una camera o una villa, con tutte le serrature che il suo codice apre.
• Serrature con tastierino per ricevere i codici; per l’apertura da remoto, anche un gateway connesso.

Passo 1: prepara le tue proprietà in Yacan

1. Accedi a app.yacan.es con il tuo account.
2. Crea una proprietà per ogni unità che affitti e dalle lo stesso nome che usi in HazCheckin.
3. Assegna a ogni proprietà le sue serrature: quella dell’alloggio e, se serve, il portone o le aree comuni.

HazCheckin non crea né modifica proprietà in Yacan: ciò che configuri lì è ciò che vedrai nel tuo pannello.

Passo 2: collega il tuo account Yacan

1. Nel tuo pannello HazCheckin, vai su Integrazioni → Serrature intelligenti.
2. Nella scheda Yacan, clicca su Autorizza account.
3. Accedi a Yacan e accetta l’accesso alle tue proprietà e prenotazioni.
4. Tornerai su HazCheckin con l’account nello stato Collegato.

Le credenziali vengono salvate cifrate e servono solo a gestire gli accessi delle tue prenotazioni.

Passo 3: cerca i tuoi dispositivi

Clicca su Cerca dispositivi. In «Dispositivi e gruppi» vedrai due tipi di voci:

• Proprietà Yacan, indicate come gruppo e con la capacità PIN: sono quelle che emettono il codice di ogni prenotazione.
• Serrature singole, con la capacità Apertura remota: servono per aprire dal pannello con il pulsante Apri. Fallo solo se sai chi è alla porta.

Se una proprietà compare senza la capacità PIN, non ha nessuna serratura assegnata in Yacan.

Passo 4: abbina ogni proprietà Yacan alla sua struttura

1. Apri la struttura in HazCheckin e clicca su Serrature.
2. Seleziona la proprietà Yacan che corrisponde a quella struttura e indicala come Privata. Il suo codice apre già tutte le serrature dell’unità, quindi non serve aggiungere le serrature singole.
3. Controlla il fuso orario e gli orari di arrivo e partenza: determinano la validità dell’accesso.
4. Scegli con quante ore di anticipo l’accesso viene creato e con quante viene mostrato all’ospite. Anticipare la consegna non anticipa la validità.
5. Aggiungi, se vuoi, le istruzioni di ingresso e salva.

Passo 5: controlla una prenotazione

Nel dettaglio di ogni prenotazione troverai la scheda «Porte di questa prenotazione» con la proprietà Yacan assegnata e lo stato dell’accesso (Creazione, Pronto, Revocato…) accanto al pulsante Ritira accessi. Ogni accesso è una prenotazione in Yacan, quindi la vedrai anche su app.yacan.es con il suo codice e le sue date.

Domande frequenti

Quando vede l’ospite il suo accesso?

Quando tutti i viaggiatori della prenotazione hanno completato la registrazione ed entro la finestra di consegna che hai configurato. Riceve anche un’email con il link alla sua pagina di check-in; il codice non viaggia mai via email. L’identità dell’ospite va comunque verificata di persona.

Cosa succede se cambiano le date o la prenotazione viene annullata?

L’accesso viene aggiornato con le nuove date oppure annullato in Yacan, che lo rimuove dalle serrature. Per le prenotazioni che arrivano da un PMS o da iCal, la modifica viene applicata entro un’ora.

Posso rimuovere un accesso a mano?

Sì, con Ritira accessi nel dettaglio della prenotazione. Le altre prenotazioni non vengono toccate.

Cosa succede se scollego l’account?

Gli accessi attivi vengono annullati e, al termine delle revoche, le credenziali vengono eliminate. Le prenotazioni future non ricevono più accessi. Le tue proprietà e serrature in Yacan restano intatte.

Posso scegliere il codice?

No. Lo genera Yacan per evitare coincidenze tra prenotazioni; HazCheckin lo conserva cifrato e lo mostra solo all’ospite nella sua pagina di check-in.