Come collegare il calendario di Airbnb a HazCheckin per ricevere le prenotazioni

Se pubblichi la tua struttura su Airbnb, ogni prenotazione che arriva lì dovrebbe comparire da sola in HazCheckin, senza che tu debba copiare le date a mano. È esattamente quello che fa l’integrazione di calendario: colleghi una volta il calendario del tuo annuncio Airbnb e, da quel momento, le prenotazioni si importano automaticamente e ogni ospite riceve il suo link di check-in online. È la via più rapida per avviare il check-in online di un appartamento turistico senza bisogno di un PMS. In questa guida ti spieghiamo passo passo come fare.

Cosa fa (e cosa non fa) la sincronizzazione del calendario

HazCheckin si collega al calendario di Airbnb tramite un feed iCal: un URL che Airbnb pubblica con le date occupate del tuo annuncio. HazCheckin legge quel feed periodicamente e crea una prenotazione per ogni soggiorno nuovo che trova.

• Importa le prenotazioni in automatico. Ogni prenotazione di Airbnb diventa una prenotazione nella tua dashboard, con le date di arrivo e di partenza.
• Si sincronizza da sola ogni ora. Non devi fare nulla; puoi anche lanciare una sincronizzazione manuale quando vuoi con il pulsante Sincronizza ora.
• Funziona con più canali. Oltre ad Airbnb, puoi collegare Booking.com, Vrbo o qualsiasi altro canale che pubblichi un calendario iCal.

C’è una limitazione importante da capire fin dall’inizio: i feed iCal di Airbnb non includono i dati di contatto né l’identità dell’ospite. Airbnb condivide solo le date. Per questo ogni prenotazione importata viene creata con un ospite provvisorio, e l’identità reale (nome, documento, firma) viene raccolta quando l’ospite completa il check-in online dal link che gli invii. È quello stesso check-in ad alimentare l’invio automatico delle schedine alloggiati ad Alloggiati Web.

Prima di iniziare

Ti servono due cose:

• La tua struttura già registrata come proprietà in HazCheckin. Se non l’hai ancora, creala prima (puoi importarla dal tuo annuncio Airbnb per compilare nome, foto e dati in un clic).
• L’accesso al tuo account host di Airbnb, dove copierai l’URL del calendario.

Passo 1: copia l’URL del calendario in Airbnb

Airbnb pubblica il calendario di ogni annuncio come un link che termina in .ics. Per ottenerlo:

1. Entra in Airbnb e vai su Annunci; apri l’annuncio che vuoi collegare.
2. Apri il Calendario dell’annuncio.
3. Nel pannello laterale Disponibilità, cerca l’opzione Collega a un altro sito web (o Sincronizza calendari).
4. Scegli Esporta calendario.
5. Airbnb ti mostra un URL che termina in .ics. Copialo negli appunti.

Quell’URL è il feed che HazCheckin leggerà. Se gestisci più annunci, ognuno ha il proprio URL di calendario: copiali separatamente.

Passo 2: apri le integrazioni di calendario in HazCheckin

1. Nella dashboard di HazCheckin, vai su Proprietà e apri la proprietà corrispondente.
2. Nella schermata di modifica, premi il pulsante Integrazioni di calendario (in alto a destra).

Arriverai alla schermata Integrazioni di calendario, dove si gestiscono tutti i feed di quella proprietà.

Passo 3: aggiungi il feed di Airbnb

Nella sezione Aggiungi un nuovo feed:

1. In Canale, seleziona Airbnb.
2. In URL dell’iCal, incolla l’URL .ics copiato da Airbnb.
3. Se vuoi, scrivi un’etichetta per riconoscerlo (per esempio «Airbnb appartamento 3»). È utile se collegherai più feed.
4. Premi Aggiungi feed.

La prima sincronizzazione parte in automatico appena aggiungi il feed. Da lì in poi, HazCheckin rilegge il calendario ogni ora. Nell’elenco dei Feed collegati vedrai, per ciascuno, l’ultima sincronizzazione, quante prenotazioni sono state importate e se c’è stato qualche errore. Quando vuoi forzare un aggiornamento immediato, usa Sincronizza ora.

Cosa succede a ogni prenotazione importata

Quando la sincronizzazione trova una prenotazione nuova nel calendario di Airbnb:

• Crea una prenotazione nella tua dashboard con le date di arrivo e di partenza e il canale Airbnb.
• La lascia in stato in attesa, con un ospite provvisorio (l’identità reale verrà compilata nel check-in).
• Puoi inviare all’ospite il suo link di check-in online; quando lo completa, vengono registrati i suoi dati e la sua firma. All’arrivo confronti la persona con il documento, premi Conferma arrivo e identità e HazCheckin trasmette le schedine alloggiati alla Questura tramite Alloggiati Web entro i termini di legge: 24 ore dall’arrivo, 6 ore per i soggiorni fino a 24 ore. Anche l’invio del link si può automatizzare: aggiungi il link di check-in della proprietà ai messaggi programmati di Airbnb e ogni ospite lo riceverà da solo.

Le date che Airbnb segna solo come bloccate (non disponibili, senza una prenotazione reale) vengono ignorate: non generano prenotazioni.

Cambi di date e conflitti

Se una prenotazione cambia date in Airbnb, HazCheckin lo rileva alla sincronizzazione successiva:

• Se la prenotazione è ancora in attesa o confermata, le nuove date vengono applicate automaticamente.
• Se quella prenotazione era già avanzata (l’ospite ha fatto il check-in o hai già inviato le sue schedine), HazCheckin non la modifica senza il tuo permesso. Il cambio compare nella sezione Modifiche da rivedere, dove scegli Accetta le date o Mantieni le mie.

Evita l’overbooking: esporta anche il tuo calendario

Nella stessa schermata trovi l’Esportazione del calendario: HazCheckin può pubblicare le date prenotate di questa proprietà come URL privato da incollare di nuovo in Airbnb (o in qualsiasi altro canale). Così una prenotazione che entra da un canale blocca automaticamente quelle date negli altri ed eviti le doppie prenotazioni. Attivala e copia l’URL dalla sezione Esportazione del calendario.

Collega gli altri canali

La procedura è identica per gli altri portali. Ripeti il Passo 3 selezionando il canale corrispondente:

• Booking.com — esporta il calendario iCal dall’extranet e incollalo con il canale Booking.com. Trovi il dettaglio nella guida di Booking.com.
• Vrbo — copia il link del suo calendario e aggiungilo con il canale Vrbo.
• Altro — qualsiasi canale che offra un feed iCal.

Di norma ogni proprietà ha un feed per canale.

Errori frequenti e come risolverli

• «Inserisci un URL http(s) valido». Assicurati di incollare il link completo, che inizia con https:// e termina in .ics. Copia e incolla direttamente da Airbnb per non perdere nessun carattere.
• Non compare nessuna prenotazione dopo il collegamento. Airbnb pubblica nel calendario solo i soggiorni già prenotati; le date semplicemente bloccate non vengono importate. Verifica anche che il feed sia attivo e premi Sincronizza ora.
• L’ultima sincronizzazione mostra un errore. Torna in Airbnb, genera di nuovo l’URL da Esporta calendario e aggiorna il feed: i link di calendario possono scadere o cambiare.
• Mancano i dati dell’ospite. È normale: il feed di Airbnb non li porta. Si completano quando l’ospite fa il check-in online.

Domande frequenti

Ogni quanto si aggiornano le prenotazioni?

In automatico ogni ora. Inoltre puoi lanciare una sincronizzazione manuale in qualsiasi momento con Sincronizza ora.

Perché la prenotazione importata non ha il nome dell’ospite?

Perché il calendario di Airbnb condivide solo le date, non l’identità. HazCheckin crea un ospite provvisorio e l’identità reale viene raccolta quando l’ospite completa il check-in online.

Posso collegare più annunci di Airbnb?

Sì. Ogni annuncio ha il proprio URL di calendario; aggiungi un feed per ciascuno nella proprietà corrispondente.

Il collegamento evita le doppie prenotazioni?

L’importazione porta in HazCheckin ciò che è prenotato su Airbnb. Per bloccare quelle date anche sugli altri canali, attiva l’Esportazione del calendario e incolla quell’URL negli altri portali.

Cosa succede se una prenotazione viene cancellata in Airbnb?

La sincronizzazione è pensata per ricevere prenotazioni nuove e cambi di date. Controlla periodicamente la dashboard e gestisci a mano le cancellazioni che rilevi.