Come inviare il link di check-in automaticamente con i modelli di messaggi di Booking.com

Booking.com non condivide l’email reale dei tuoi ospiti, quindi non puoi scrivergli direttamente per inviare il check-in online. La soluzione è nell’extranet stessa: i modelli di messaggi permettono di programmare un messaggio automatico per ogni prenotazione, e il link di check-in della proprietà di HazCheckin è un link fisso che vale per tutte le prenotazioni di quella struttura. Combinali una volta e dimenticatene: ogni ospite riceverà il suo check-in online nel momento che scegli, senza muovere un dito. È il complemento perfetto della sincronizzazione del calendario per il check-in online degli appartamenti turistici.

Come funziona

Il link di check-in della proprietà è un URL unico e stabile per ogni struttura. Quando un ospite lo apre, inserisce le date del soggiorno, HazCheckin individua la sua prenotazione e il check-in prosegue come sempre: dati, documento e firma. Siccome il link non cambia da una prenotazione all’altra, puoi incollarlo in un modello di Booking.com e programmarlo perché parta da solo, per esempio qualche giorno prima dell’arrivo.

• Un solo link per proprietà. Non devi generare né copiare nulla per ogni prenotazione.
• Lo invia Booking.com per te. Il modello programmato arriva all’ospite tramite la chat e l’email di Booking.com, nella fase della prenotazione che scegli.
• Se non troviamo la prenotazione, ti avvisiamo. Quando un ospite inserisce le date e non c’è nessuna prenotazione corrispondente, ricevi una notifica per crearla con un clic.

Prima di iniziare

Ti servono due cose:

• Il link di check-in della proprietà attivato in HazCheckin (lo vediamo nel passaggio 1).
• Un account dell’extranet di Booking.com con diritti di amministratore: solo gli utenti amministratori possono creare o modificare i modelli.

Passaggio 1: copia il link di check-in della tua proprietà

1. Nella dashboard di HazCheckin vai su Proprietà e apri la proprietà interessata.
2. Scendi fino alla sezione Link di check-in della proprietà e attiva l’interruttore Attiva link se non lo è già.
3. Copia l’URL che compare (qualcosa come https://guest.hazcheckin.com/p/…) con il pulsante di condivisione o selezionandolo direttamente.

Questo è il link che incollerai nel modello. La proprietà deve essere attiva per poterlo attivare.

Nella stessa scheda trovi un modello pronto da copiare, con una scheda per canale: quella di Booking.com include il messaggio già scritto e il link con i segnaposto delle date già inseriti (quelli del passaggio più avanti). Copiarlo ti evita di scrivere il messaggio da zero.

Passaggio 2: aggiungi l’URL alla lista dei link consentiti di Booking.com

Booking.com filtra per sicurezza i link condivisi nei messaggi. Perché il tuo link di check-in arrivi sempre all’ospite:

1. Entra nell’extranet di Booking.com con il tuo utente amministratore.
2. Vai alla scheda Struttura e seleziona Preferenze messaggi.
3. Apri le Impostazioni di sicurezza e aggiungi l’URL del link di check-in alla lista dei link consentiti (whitelist).

Passaggio 3: crea il modello con il link di check-in

1. Nell’extranet vai su Struttura → Preferenze messaggi (nell’app Pulse: Altro → Preferenze messaggi).
2. Seleziona la scheda Modelli di messaggi e clicca su Crea nuovo modello.
3. Scrivi il messaggio e includi il link di check-in come testo. Puoi usare i blocchi e i segnaposto di Booking.com perché il nome dell’ospite, la struttura o l’orario di arrivo si compilino da soli.
4. Conferma la lingua del modello e, se vuoi, allega delle immagini.
5. Clicca su Continua, scrivi il Nome del modello, scegli un Argomento del modello e premi Salva modello.

Trovi i dettagli ufficiali su modelli, pianificazione e risposte automatiche nel centro assistenza per partner di Booking.com.

Un esempio di messaggio che puoi adattare:

Grazie per la tua prenotazione! Per velocizzare il tuo arrivo, completa il check-in online prima dell’ingresso: ti servono solo un paio di minuti. Apri questo link, inserisci le date del tuo soggiorno e segui i passaggi dal cellulare: https://guest.hazcheckin.com/p/… Ti aspettiamo!

Due dettagli importanti:

• Non allegare il codice QR. Booking.com non permette di salvare modelli con un QR allegato; incolla sempre il link come testo. Il QR scaricabile di HazCheckin è pensato per essere stampato in reception o nella struttura.
• Crea il modello in più lingue usando lo stesso nome per ogni versione: Booking.com invierà automaticamente quella nella lingua preferita dell’ospite e, se non esiste, userà quella nella lingua predefinita (Booking.com consiglia l’inglese, a meno che quasi tutta la tua clientela parli un’altra lingua). Il check-in di HazCheckin si adatta già da solo alla lingua dell’ospite.

Passaggio 4: programma l’invio automatico

1. In Struttura → Preferenze messaggi, vai alla scheda Pianificazione modelli e clicca su Pianifica modello.
2. Seleziona quando vuoi inviarlo. Booking.com permette di programmarlo in queste fasi: quando la persona prenota, una settimana prima dell’arrivo, tre giorni prima, un giorno prima, il giorno dell’arrivo o un giorno prima della partenza.
3. Scegli il tuo modello dal menu a tendina, controlla l’anteprima e premi Aggiungi alla pianificazione.

Per il check-in online, quello che funziona meglio è programmarlo quando la persona prenota e ripeterlo tre giorni prima dell’arrivo come promemoria per chi non l’ha ancora completato. I messaggi inviati compaiono nella posta in arrivo dell’extranet e di Pulse, così puoi sempre verificare che siano partiti.

Salta anche il passaggio delle date con i segnaposto di Booking.com

Il link di check-in accetta le date del soggiorno come parametri (?checkin=…&checkout=…). Quando arrivano date valide, HazCheckin cerca la prenotazione automaticamente e l’ospite entra direttamente nel suo check-in, senza passare dal calendario.

L’editor dei modelli di Booking.com include i segnaposto data di check-in e data di check-out (insieme a quelli del nome dell’ospite, della struttura, delle notti…). Per combinarli con il link:

1. Nel corpo del modello scrivi l’URL del tuo link seguito da ?checkin=.
2. Con il cursore subito dopo il =, premi il segnaposto data di check-in per inserirlo lì.
3. Scrivi &checkout= di seguito e, di nuovo con il cursore dopo il =, inserisci il segnaposto data di check-out.

Nell’editor il risultato assomiglia a https://guest.hazcheckin.com/p/…?checkin=[CHECKIN_DATE]&checkout=[CHECKOUT_DATE], e all’invio Booking.com sostituisce ogni segnaposto con le date reali della prenotazione. [CHECKIN_DATE] e [CHECKOUT_DATE] sono i token letterali dell’editor di Booking.com — il modello pronto da copiare della tua dashboard li ha già inseriti, quindi di solito basta incollarlo; al salvataggio verifica che l’editor li riconosca come segnaposto (se la tua extranet usa altri nomi, inseriscili con i pulsanti). HazCheckin riconosce la data praticamente in qualsiasi formato Booking.com possa produrre: numerico (2026-08-24, 24/08/2026) o con il mese scritto per esteso («24 agosto 2026», «Aug 24, 2026»…) nelle principali lingue.

Booking.com non documenta il formato esatto con cui sostituisce questi segnaposto in ogni lingua, quindi fai una prova con una prenotazione reale prima di darlo per definitivo. Non c’è alcun rischio: se la data arriva in un formato non riconoscibile — o il segnaposto non viene sostituito — il link continua a funzionare lo stesso e l’ospite vede semplicemente il calendario di sempre.

Cosa vedrà l’ospite

Quando l’ospite apre il link, vede la pagina di check-in della tua proprietà, con il tuo logo e i tuoi colori se li hai configurati. Inserisce le date del soggiorno, HazCheckin individua la sua prenotazione e completa il check-in abituale: dati personali, documento d’identità e firma, compresi i dati richiesti dalla schedina come luogo di nascita e luogo di rilascio del documento. Da lì, ti basta confermare l’arrivo e l’identità dalla dashboard o dall’app quando l’ospite si presenta e HazCheckin trasmette le schedine alloggiati ad Alloggiati Web entro i termini, archiviando la ricevuta.

Se inserisce date senza una prenotazione corrispondente (per esempio perché la prenotazione non è ancora stata importata), non si perde nulla: ricevi una notifica con i suoi dati per creare la prenotazione con un clic.

Combinalo con l’importazione del calendario

Questo modello è il complemento perfetto della sincronizzazione del calendario di Booking.com via iCal: il calendario porta le prenotazioni nella tua dashboard automaticamente (solo con le date, perché Booking.com non condivide l’identità dell’ospite) e il modello fa in modo che ogni ospite riceva il link e completi i suoi dati reali. Tra i due, il ciclo si chiude senza lavoro manuale: la prenotazione entra da sola e il check-in arriva da solo.

Domande frequenti

In quale momento conviene programmare l’invio?

Il nostro consiglio è doppio: al momento della prenotazione (l’ospite ha la pratica fresca e la risolve subito) e un promemoria tre giorni prima dell’arrivo. Evita di lasciarlo solo per il giorno dell’arrivo: prima l’ospite completa il check-in, prima hai i suoi dati e prima puoi confermare l’arrivo e trasmettere le schedine alla Questura.

Posso usare lo stesso link su Airbnb o altri canali?

Sì. Il link di check-in della proprietà non dipende dal canale: vale per qualsiasi prenotazione di quella struttura. Per Airbnb c’è una guida dedicata ai messaggi programmati di Airbnb; puoi anche aggiungerlo al tuo sito o a un’email tua.

Posso aggiungere le date di arrivo e partenza al link?

Sì. Il link accetta i parametri checkin e checkout e, con date valide, l’ospite salta il passaggio del calendario: cerchiamo la sua prenotazione automaticamente ed entra direttamente nel suo check-in. Su Booking.com si compilano con i segnaposto delle date dell’editor dei modelli, come spiegato sopra. Nel tuo PMS o nelle tue email, usa le loro variabili di data: https://guest.hazcheckin.com/p/…?checkin=2026-08-20&checkout=2026-08-25 (il formato AAAA-MM-GG è il più sicuro, anche se riconosciamo anche 24/08/2026, «24 agosto 2026» e simili). E se una data arriva in un formato non valido, non succede nulla: viene mostrato il calendario per compilarlo a mano.

Perché non posso allegare il QR al modello?

È una limitazione di Booking.com: non permette di salvare modelli di messaggi con un codice QR allegato. Incolla il link come testo nel modello e riserva il QR alla reception o alla stampa nella struttura.

Funziona con le prenotazioni importate via iCal?

Sì, ed è il caso ideale. Le prenotazioni importate dal calendario arrivano con un ospite provvisorio; quando l’ospite completa il check-in dal link del modello, la sua identità reale (nome, documento, firma) viene registrata in quella stessa prenotazione.

E se l’ospite non completa il check-in?

Programma il promemoria di tre giorni prima dell’arrivo e, se resta in sospeso, scrivigli direttamente dalla posta in arrivo dell’extranet riutilizzando lo stesso modello. Puoi anche inviargli il link individuale della sua prenotazione dalla dashboard di HazCheckin. Ricorda che la schedina va comunicata entro 24 ore dall’arrivo (6 ore per soggiorni non superiori a 24 ore), quindi in ultima istanza puoi raccogliere i dati di persona all’arrivo.