Come collegare Guesty a HazCheckin: prenotazioni e schedine alloggiati automatiche

Se gestisci le tue strutture con Guesty, non devi ridigitare nessuna prenotazione: HazCheckin si collega direttamente al tuo account Guesty, importa i tuoi annunci e riceve ogni prenotazione con i dati reali dell’ospite — nome, email e telefono. Da lì in poi, il flusso che già conosci: l’ospite fa il check-in online prima di arrivare, tu confermi l’arrivo e l’identità con un clic e la schedina alloggiati parte da sola verso la Questura tramite Alloggiati Web, entro le 24 ore.

Cosa fa l’integrazione

• Importa i tuoi annunci di Guesty come proprietà di HazCheckin, con nome, indirizzo esatto, capienza e posizione — oppure li collega a proprietà che hai già creato.
• Sincronizza le prenotazioni in automatico. Ogni prenotazione nuova o modificata in Guesty compare nella tua dashboard in pochi secondi, con l’ospite principale reale.
• Invia il link di check-in senza che tu faccia nulla. Siccome la prenotazione arriva con l’email dell’ospite, il link di check-in online parte automaticamente — senza copiare indirizzi a mano, a differenza della sincronizzazione via iCal.
• Rispetta il tuo lavoro. Come con i calendari iCal, la sincronizzazione tocca solo le prenotazioni che non hai ancora gestito: se una prenotazione ha già il check-in completato o le schedine trasmesse, nessuna modifica fatta in Guesty la altera in silenzio.

Requisiti

Ti serve un account Guesty (il prodotto principale; Guesty Lite non include l’accesso alla Open API) e un account HazCheckin con almeno il periodo di prova attivo. Per trasmettere le schedine ti serviranno anche le credenziali di Alloggiati Web della struttura (utente, password e chiave WSKEY): se non le hai ancora, leggi come ottenere le credenziali della Questura e la chiave web service.

Passo 1: crea le credenziali in Guesty

1. Accedi al tuo account Guesty.
2. Nel menu laterale, entra in Integrations e scegli OAuth applications.
3. Premi New application (in alto a destra), assegna un nome — per esempio «HazCheckin» — e una descrizione, e salva.
4. Guesty ti mostrerà il Client ID e il Client Secret.

Importante: il Client Secret viene mostrato solo quella prima volta. Copialo subito e conservalo in un posto sicuro; se lo perdi, dovrai creare una nuova applicazione.

Passo 2: collega HazCheckin

1. Nella tua dashboard di HazCheckin, entra in Integrazioni (menu laterale).
2. Incolla il Client ID e il Client Secret nella scheda di Guesty e premi Collega Guesty.
3. HazCheckin verifica subito le credenziali con Guesty: se qualcosa non torna, te lo dice lì stesso. Le credenziali vengono salvate cifrate e servono solo a leggere i tuoi annunci e le tue prenotazioni.

Passo 3: collega o importa i tuoi annunci

Dopo il collegamento vedrai l’elenco di tutti i tuoi annunci di Guesty. Per ognuno puoi:

• Importarlo come nuova proprietà: HazCheckin crea la proprietà con nome, indirizzo, capienza e posizione dell’annuncio. Ti resta solo da controllare i dati e inserire le credenziali di Alloggiati Web nella sezione Informazioni legali della proprietà (Utente, Password, WSKEY e, solo se il tuo account Alloggiati ha la Gestione Appartamenti, l’ID appartamento). Al salvataggio HazCheckin prova le credenziali sul portale: se non funzionano te lo segnala, se funzionano compare il badge verde «credenziali verificate».
• Collegarlo a una proprietà esistente: se avevi già creato la proprietà in HazCheckin, selezionala nel menu a tendina e premi Collega.

Si sincronizzano solo le prenotazioni degli annunci collegati — decidi tu cosa entra.

Passo 4: lascia che le prenotazioni arrivino da sole

Da quel momento HazCheckin riceve in tempo reale ogni prenotazione nuova o modificata da Guesty, e in più ricontrolla il tuo account una volta all’ora nel caso qualcosa fosse sfuggito. Puoi anche forzare un passaggio con il pulsante Sincronizza ora.

Ogni prenotazione importata arriva con le date, il canale di origine (Airbnb, Booking, diretta…) e l’ospite principale con email e telefono, quindi il link di check-in parte in automatico e i promemoria fanno il resto. Nel check-in l’ospite scansiona il documento (o inserisce i dati a mano), firma e compila i campi che la schedina richiede: sesso, comune e stato di nascita, tipo e luogo di rilascio del documento; per i minori bastano data di nascita, sesso, cittadinanza e luogo di nascita.

Passo 5: conferma l’arrivo e lascia partire le schedine

In Italia la struttura deve verificare l’identità dell’ospite di persona, confrontando la persona con il documento (Consiglio di Stato, sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025): un modulo online compilato in anticipo da solo non basta. Per questo HazCheckin raccoglie i dati prima dell’arrivo ma trasmette le schedine solo dopo il tuo via libera:

1. Apri la prenotazione nella dashboard: nella scheda Alloggiati Web — Polizia di Stato vedi lo stato (in attesa dell’arrivo, pendente, registrate) e quali ospiti hanno completato il check-in.
2. Se la prenotazione ha più ospiti, indica in Come viaggia il gruppo se si tratta di una famiglia o di un gruppo: serve per il tipo ospite della schedina.
3. Quando gli ospiti sono davanti a te con i documenti, premi Conferma arrivo e identità e conferma nella finestra di dialogo.

Da lì HazCheckin verifica le schedine (operazione Test) e le trasmette (Send) ad Alloggiati Web con le credenziali della tua struttura, ti mostra l’esito ospite per ospite, ritenta ogni ora se manca qualche dato e ti avvisa via email se qualcosa non va. Se non vuoi aspettare il ciclo automatico, usa Invia schede ora. Tieni presenti i termini di legge: entro 24 ore dall’arrivo, entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore. La ricevuta giornaliera viene scaricata il giorno successivo e archiviata per 5 anni nella stessa scheda; una volta archiviata, i dati personali trasmessi vengono cancellati, come indicato dal Garante.

Domande frequenti

Cosa succede se annullo una prenotazione in Guesty?

Se in HazCheckin era ancora in attesa o confermata, viene annullata automaticamente. Se aveva già il check-in completato o le schedine trasmesse, non viene toccata — quel caso lo gestisci tu dalla dashboard, così nulla si annulla in silenzio.

Le prenotazioni Airbnb che passano da Guesty hanno l’email reale dell’ospite?

Airbnb di solito fornisce un’email di inoltro (alias) al posto di quella personale. Il link di check-in arriva comunque a quell’alias, e hai sempre i promemoria e il link generico con QR della proprietà come rinforzo.

Devo comunque avere le credenziali di Alloggiati Web?

Sì. Guesty passa a HazCheckin le prenotazioni e i contatti; la trasmissione delle schedine alla Questura avviene con le credenziali del web service della tua struttura (utente, password e WSKEY), che inserisci una sola volta nella proprietà. Senza credenziali verificate la scheda Alloggiati Web resta in attesa.

Posso scollegare Guesty?

Sì, dalla stessa pagina Integrazioni. Le proprietà e le prenotazioni già importate restano; semplicemente smettono di sincronizzarsi.

Sostituisce la sincronizzazione dei calendari iCal?

Per gli annunci gestiti in Guesty sì — e con un vantaggio: l’iCal non porta i dati di contatto dell’ospite, la connessione con Guesty sì. Puoi mantenere l’iCal sulle proprietà che non sono in Guesty.

Per il quadro completo dell’obbligo — chi deve comunicare, quali dati, termini e sanzioni — leggi la guida completa ad Alloggiati Web.