Come collegare Cloudbeds a HazCheckin: prenotazioni e schedine alloggiati automatiche

Se gestisci il tuo hotel, B&B o i tuoi appartamenti con Cloudbeds, HazCheckin si collega direttamente al tuo account: importa le tue strutture e riceve ogni prenotazione con i dati dell’ospite — nome, email, telefono e perfino data di nascita e cittadinanza quando Cloudbeds li ha. Da lì in poi, il flusso di sempre: l’ospite completa il check-in online prima di arrivare, tu confermi l’arrivo e l’identità con un clic e la schedina alloggiati parte da sola verso la Questura tramite Alloggiati Web, entro le 24 ore.

Cosa fa l’integrazione

• Importa le tue strutture di Cloudbeds in HazCheckin, con nome, indirizzo e posizione — oppure le collega a proprietà che hai già creato.
• Sincronizza le prenotazioni in tempo reale tramite webhook: ogni prenotazione confermata o con check-in effettuato in Cloudbeds compare nella tua dashboard con l’ospite principale e i suoi contatti.
• Sfrutta il profilo completo dell’ospite. Cloudbeds è il PMS che condivide più dati: se la scheda ha data di nascita, sesso o cittadinanza, HazCheckin li precompila e il check-in dell’ospite è ancora più rapido — e questi sono proprio campi che la schedina alloggiati richiede.
• Invia il link di check-in senza che tu faccia nulla, perché la prenotazione arriva con l’email dell’ospite — a differenza della sincronizzazione via iCal, che porta solo le date.
• Rispetta il tuo lavoro. La sincronizzazione tocca solo le prenotazioni che non hai ancora gestito: se una ha già il check-in completato o le schedine trasmesse, nessuna modifica fatta in Cloudbeds la altera in silenzio.

Requisiti

Un account Cloudbeds con accesso alla API (gli account self-service possono generare le credenziali direttamente dal pannello; se non vedi l’opzione, chiedi a Cloudbeds di attivarla) e un account HazCheckin con almeno il periodo di prova attivo. Per trasmettere le schedine ti serviranno anche le credenziali di Alloggiati Web della struttura (utente, password e chiave WSKEY): se non le hai ancora, leggi come ottenere le credenziali della Questura e la chiave web service.

Passo 1: genera la tua API key in Cloudbeds

1. Accedi al tuo account Cloudbeds ed entra in Account → Apps & Marketplace.
2. Vai alla scheda API Credentials e premi + New Credentials; assegna un nome (per esempio «HazCheckin») e salva.
3. Nella riga creata, colonna API Key, premi Create e seleziona i permessi di lettura di prenotazioni, ospiti e hotel (read:reservation, read:guest, read:hotel).
4. Copia la chiave (inizia con cbat_) appena compare: viene mostrata una sola volta.

Tratta la chiave come una password: dà accesso ai dati del tuo account Cloudbeds.

Passo 2: collega HazCheckin

1. Nella tua dashboard di HazCheckin, entra in Integrazioni (menu laterale).
2. Incolla la API key nella scheda di Cloudbeds e premi Collega Cloudbeds.
3. HazCheckin verifica subito la chiave con Cloudbeds e la salva cifrata; serve solo a leggere le tue strutture e le tue prenotazioni.

Passo 3: collega o importa le tue strutture

Dopo il collegamento vedrai l’elenco delle tue strutture di Cloudbeds. Per ognuna puoi:

• Importarla come nuova proprietà: HazCheckin la crea con nome, indirizzo e posizione. Poi controlla i dati e inserisci le credenziali di Alloggiati Web nella sezione Informazioni legali della proprietà (Utente, Password, WSKEY e, solo se il tuo account Alloggiati ha la Gestione Appartamenti, l’ID appartamento). Al salvataggio HazCheckin prova le credenziali sul portale: se non funzionano te lo segnala, se funzionano compare il badge verde «credenziali verificate».
• Collegarla a una proprietà esistente: selezionala nel menu a tendina e premi Collega.

Si sincronizzano solo le prenotazioni delle strutture collegate.

Passo 4: lascia che le prenotazioni arrivino da sole

Da quel momento Cloudbeds avvisa HazCheckin via webhook di ogni prenotazione nuova, cambio di date o cancellazione, e in più HazCheckin ricontrolla il tuo account una volta all’ora nel caso qualcosa fosse sfuggito. Puoi anche forzare un passaggio con Sincronizza ora.

Ogni prenotazione importata arriva con le date e l’ospite principale con email e telefono, quindi il link di check-in parte in automatico e i promemoria fanno il resto. Nel check-in l’ospite scansiona il documento (o inserisce i dati a mano), firma e completa i campi che la schedina richiede: sesso, comune e stato di nascita, tipo e luogo di rilascio del documento; i dati già arrivati da Cloudbeds li trova precompilati. Per i minori bastano data di nascita, sesso, cittadinanza e luogo di nascita.

Passo 5: conferma l’arrivo e lascia partire le schedine

In Italia la struttura deve verificare l’identità dell’ospite di persona, confrontando la persona con il documento (Consiglio di Stato, sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025): un modulo online compilato in anticipo da solo non basta. Per questo HazCheckin raccoglie i dati prima dell’arrivo ma trasmette le schedine solo dopo il tuo via libera:

1. Apri la prenotazione nella dashboard: nella scheda Alloggiati Web — Polizia di Stato vedi lo stato (in attesa dell’arrivo, pendente, registrate) e quali ospiti hanno completato il check-in.
2. Se la prenotazione ha più ospiti, indica in Come viaggia il gruppo se si tratta di una famiglia o di un gruppo: serve per il tipo ospite della schedina.
3. Quando gli ospiti sono alla reception con i documenti, premi Conferma arrivo e identità e conferma nella finestra di dialogo.

Da lì HazCheckin verifica le schedine (operazione Test) e le trasmette (Send) ad Alloggiati Web con le credenziali della tua struttura, ti mostra l’esito ospite per ospite, ritenta ogni ora se manca qualche dato e ti avvisa via email se qualcosa non va. Se non vuoi aspettare il ciclo automatico, usa Invia schede ora. Tieni presenti i termini di legge: entro 24 ore dall’arrivo, entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore. La ricevuta giornaliera viene scaricata il giorno successivo e archiviata per 5 anni nella stessa scheda; una volta archiviata, i dati personali trasmessi vengono cancellati, come indicato dal Garante.

Domande frequenti

Quali prenotazioni vengono importate?

Quelle confermate, quelle in attesa di conferma e quelle con check-in già effettuato in Cloudbeds. I soggiorni già conclusi (checked out) non generano una nuova prenotazione.

Cosa succede se annullo una prenotazione in Cloudbeds?

Se in HazCheckin era ancora in attesa o confermata, viene annullata automaticamente (vale anche per i no-show). Se aveva già il check-in completato o le schedine trasmesse, non viene toccata — quel caso lo gestisci tu dalla dashboard.

La API key scade?

No, purché venga usata almeno una volta ogni 30 giorni — e la sincronizzazione oraria di HazCheckin la tiene attiva da sola. Se la rigeneri in Cloudbeds, incollala di nuovo in Integrazioni.

Devo comunque avere le credenziali di Alloggiati Web?

Sì. Cloudbeds passa a HazCheckin le prenotazioni e i profili degli ospiti; la trasmissione delle schedine alla Questura avviene con le credenziali del web service della tua struttura (utente, password e WSKEY), che inserisci una sola volta nella proprietà. Senza credenziali verificate la scheda Alloggiati Web resta in attesa.

Posso usare Cloudbeds insieme a Guesty o Lodgify?

Sì. Ogni integrazione è indipendente e ogni proprietà di HazCheckin è collegata a una sola origine, quindi puoi mescolare strutture di Cloudbeds, di altri PMS (Guesty, Lodgify) e calendari iCal nello stesso account.

Per il quadro completo dell’obbligo — chi deve comunicare, quali dati, termini e sanzioni — leggi la guida completa ad Alloggiati Web.