Come collegare il calendario di Booking.com a HazCheckin per ricevere le prenotazioni

Se pubblichi la tua struttura su Booking.com, le date che si occupano lì dovrebbero comparire da sole in HazCheckin, senza che tu debba copiarle a mano. È quello che fa l’integrazione di calendario: colleghi una volta il calendario del tuo annuncio Booking.com e, da quel momento, HazCheckin lo legge ogni ora, crea una prenotazione per ogni blocco di giorni occupati e tu decidi dalla dashboard se quel blocco è una prenotazione, più soggiorni consecutivi o un semplice blocco manuale. Se gestisci appartamenti turistici con check-in online, è il modo più semplice per automatizzare la registrazione degli ospiti senza PMS. In questa guida ti spieghiamo passo passo come fare e, soprattutto, come interpretare quello che Booking.com invia.

Cosa fa (e cosa non fa) la sincronizzazione del calendario

HazCheckin si collega al calendario di Booking.com tramite un feed iCal: un URL che Booking.com pubblica con le date occupate del tuo annuncio. HazCheckin legge quel feed periodicamente e crea una prenotazione per ogni blocco nuovo che trova.

• Importa i giorni occupati in automatico. Ogni blocco del calendario di Booking.com diventa una prenotazione nella tua dashboard, con le date di arrivo e di partenza.
• Si sincronizza da sola ogni ora. Non devi fare nulla; puoi anche lanciare una sincronizzazione manuale quando vuoi con il pulsante Sincronizza ora.
• Funziona con più canali. Oltre a Booking.com, puoi collegare Airbnb, Vrbo o qualsiasi altro canale che pubblichi un calendario iCal.

Ci sono due limitazioni importanti da capire fin dall’inizio, ed entrambe dipendono da Booking.com, non da HazCheckin.

Il calendario di Booking.com invia giorni occupati, non prenotazioni. A differenza di Airbnb, che pubblica una voce per prenotazione, Booking.com pubblica un unico evento «chiuso» per ogni tratto di giorni consecutivi senza disponibilità. Questo ha due conseguenze:

• Non distingue una prenotazione da un blocco. Un tratto che hai chiuso a mano nell’extranet arriva esattamente come una prenotazione pagata.
• Raggruppa i soggiorni consecutivi in un solo blocco. Se hai una prenotazione dal 6 all’8 e un’altra dall’8 al 12, Booking.com invia un unico blocco dal 6 al 12. In una struttura con arrivi e partenze quasi giornalieri, un blocco può nascondere dieci ospiti diversi.

Per questo ogni blocco importato da Booking.com arriva in attesa della tua revisione, e dalla dashboard puoi confermarlo come prenotazione, dividerlo in soggiorni o scartarlo come blocco. Lo vediamo nel dettaglio più avanti.

I feed iCal di Booking.com non includono i dati di contatto né l’identità dell’ospite. Booking.com condivide solo le date. Per questo ogni prenotazione importata viene creata con un ospite provvisorio, e l’identità reale (nome, documento, firma) viene raccolta quando l’ospite completa il check-in online dal link che gli invii. È quello stesso check-in ad alimentare l’invio automatico delle schedine alloggiati ad Alloggiati Web.

Se la tua struttura ha molte prenotazioni brevi e consecutive, il collegamento via calendario ti starà stretto: ogni blocco ti chiederà di dividerlo. In quel caso ti consigliamo di collegare il tuo PMS (Guesty, Lodgify, Cloudbeds, Smoobu, Hostaway, Mews o Amenitiz), che invia ogni prenotazione separatamente e con i dati dell’ospite. Da parte nostra non ha nessun costo di integrazione.

Prima di iniziare

Ti servono due cose:

• La tua struttura già registrata come proprietà in HazCheckin. Se non l’hai ancora, creala prima (puoi importarla dal tuo annuncio Booking.com per compilare nome, foto e dati in un clic).
• L’accesso all’extranet di Booking.com (admin.booking.com), da cui esporterai l’URL del calendario.

Passo 1: esporta l’URL del calendario dall’extranet di Booking.com

Booking.com pubblica il calendario di ogni struttura come un link che termina in .ics. Per ottenerlo:

1. Entra nell’extranet di Booking.com con il tuo utente.
2. Vai su Tariffe e disponibilità e apri Sincronizza calendari (o Calendari sincronizzati).
3. Seleziona la camera o l’unità che vuoi collegare.
4. Nella sezione Esporta calendario, Booking.com ti mostra un URL che termina in .ics. Copialo negli appunti.

Quell’URL è il feed che HazCheckin leggerà. Se hai più camere o unità, ognuna ha il proprio URL di calendario: copiali separatamente.

La sincronizzazione via iCal è disponibile per appartamenti e strutture indipendenti. Se nell’extranet non vedi l’opzione per esportare il calendario, è possibile che il tuo tipo di struttura non la supporti; in quel caso dovrai gestire le prenotazioni manualmente.

Passo 2: apri le integrazioni di calendario in HazCheckin

1. Nella dashboard di HazCheckin, vai su Proprietà e apri la proprietà corrispondente.
2. Nella schermata di modifica, premi il pulsante Integrazioni di calendario (in alto a destra).

Arriverai alla schermata Integrazioni di calendario, dove si gestiscono tutti i feed di quella proprietà.

Passo 3: aggiungi il feed di Booking.com

Nella sezione Aggiungi un nuovo feed:

1. In Canale, seleziona Booking.com. Vedrai un avviso che ti ricorda che Booking.com invia giorni occupati e raggruppa i soggiorni consecutivi.
2. In URL dell’iCal, incolla l’URL .ics copiato dall’extranet.
3. Se vuoi, scrivi un’etichetta per riconoscerlo (per esempio «Booking camera doppia»). È utile se collegherai più feed.
4. Premi Aggiungi feed.

La prima sincronizzazione parte in automatico appena aggiungi il feed. Da lì in poi, HazCheckin rilegge il calendario ogni ora. Nell’elenco dei Feed collegati vedrai, per ciascuno, l’ultima sincronizzazione, quanti blocchi sono stati importati e se c’è stato qualche errore. Quando vuoi forzare un aggiornamento immediato, usa Sincronizza ora.

Passo 4: rivedi ogni blocco importato

Ogni blocco nuovo del calendario di Booking.com compare in Prenotazioni come prenotazione in stato in attesa, con un ospite provvisorio e un avviso in giallo: «È una prenotazione reale?». Hai tre opzioni, e conviene scegliere quella giusta prima di inviare qualsiasi link di check-in:

• È una prenotazione reale. Il blocco corrisponde a un unico soggiorno con quelle date. La prenotazione segue il suo ciclo normale: link di check-in, acquisizione del documento, conferma dell’arrivo e schedine alloggiati.
• Dividi in soggiorni. Il blocco raggruppa più soggiorni consecutivi. Premendolo vedrai un elenco con ogni notte del blocco e un interruttore per notte che significa «quel giorno entra un ospite nuovo». Di default sono tutti attivi, cioè un soggiorno per notte; disattiva le notti in cui lo stesso ospite resta per raggrupparle. Alla conferma, la prenotazione originale mantiene il primo soggiorno e HazCheckin crea una prenotazione nuova per ciascuno degli altri, ognuna con il proprio ospite provvisorio e il proprio link di check-in.
• È un blocco del calendario. Sono date che hai chiuso tu nell’extranet, senza ospiti. La prenotazione viene cancellata senza avvisi e non conta né per il check-in né per Alloggiati Web.

Finché un blocco è in attesa di revisione non blocca il calendario della proprietà: se preferisci creare a mano le prenotazioni reali da Nuova prenotazione, puoi farlo anche se si sovrappongono al blocco, e poi segnare il blocco come blocco del calendario.

Nella vista calendario di Prenotazioni vedrai ogni blocco e ogni soggiorno come una barra per proprietà; i blocchi in attesa di revisione hanno un’icona con il punto interrogativo, così li individui a colpo d’occhio.

Cosa succede a ogni prenotazione confermata

Una volta confermata o divisa, ogni prenotazione si comporta come qualsiasi altra nella tua dashboard:

• Ha le sue date di arrivo e di partenza e il canale Booking.com.
• Puoi inviare all’ospite il suo link di check-in online; quando lo completa, vengono registrati i suoi dati e la sua firma. All’arrivo confronti la persona con il documento, premi Conferma arrivo e identità e HazCheckin trasmette le schedine alloggiati alla Questura tramite Alloggiati Web entro i termini di legge: 24 ore dall’arrivo, 6 ore per i soggiorni fino a 24 ore. Anche l’invio del link si può automatizzare: aggiungi il link di check-in della proprietà ai modelli di messaggio di Booking.com e ogni ospite lo riceverà da solo.

Cambi di date, modifiche e cancellazioni

Booking.com rigenera il blocco ogni volta che qualcosa cambia al suo interno: una notte in più, una partenza anticipata, una cancellazione. HazCheckin lo rileva alla sincronizzazione successiva e agisce con prudenza:

• Se il blocco è ancora in attesa o confermato e cambiano solo le date, le nuove date vengono applicate automaticamente.
• Se quella prenotazione era già avanzata (l’ospite ha fatto il check-in o hai già inviato le sue schedine), HazCheckin non la modifica senza il tuo permesso. Il cambio compare nella sezione Modifiche da rivedere, dove scegli Accetta le date o Mantieni le mie.
• Se avevi diviso il blocco o corretto le date a mano, il feed smette di comandare su quelle prenotazioni: i tuoi soggiorni restano così come sono e HazCheckin non reimporta il blocco finché le tue prenotazioni coprono quelle notti.
• Se un blocco cambia così tanto che Booking.com lo pubblica come nuovo, ti comparirà un’altra prenotazione in attesa di revisione con le nuove date. Rivedila e segna quella vecchia come blocco se non corrisponde più.
• Le cancellazioni non si applicano da sole. Siccome il calendario non distingue una cancellazione da una modifica, HazCheckin non cancella mai per conto suo una prenotazione di Booking.com. Se un ospite cancella, la prenotazione resta nella dashboard finché non la cancelli tu.

Evita l’overbooking: esporta anche il tuo calendario

Nella stessa schermata trovi l’Esportazione del calendario: HazCheckin può pubblicare le date prenotate di questa proprietà come URL privato da incollare di nuovo in Booking.com (nella stessa sezione Sincronizza calendari dell’extranet, importando un calendario esterno). Così una prenotazione che entra da un canale blocca automaticamente quelle date negli altri ed eviti le doppie prenotazioni. Attivala e copia l’URL dalla sezione Esportazione del calendario.

Collega gli altri canali

La procedura è identica per gli altri portali. Ripeti il Passo 3 selezionando il canale corrispondente:

• Airbnb — copia il link di esportazione del calendario del tuo annuncio e aggiungilo con il canale Airbnb. Airbnb pubblica una voce per prenotazione, quindi non ti serve il passaggio di revisione. Trovi il dettaglio nella guida di Airbnb.
• Vrbo — copia il link del suo calendario e aggiungilo con il canale Vrbo.
• Altro — qualsiasi canale che offra un feed iCal.

Di norma ogni proprietà ha un feed per canale.

Errori frequenti e come risolverli

• «Inserisci un URL http(s) valido». Assicurati di incollare il link completo, che inizia con https:// e termina in .ics. Copia e incolla direttamente dall’extranet per non perdere nessun carattere.
• Non compare nessun blocco dopo il collegamento. Verifica che il feed sia attivo e premi Sincronizza ora. Se il calendario di Booking.com è vuoto per le prossime settimane, non c’è nemmeno nulla da importare.
• Mi compare una prenotazione di molte notti che in realtà sono più ospiti. È il comportamento normale di Booking.com: raggruppa i soggiorni consecutivi. Apri la prenotazione e usa Dividi in soggiorni.
• Mi compaiono come prenotazioni date che ho chiuso a mano. Anche questo è normale: il calendario non distingue prenotazioni e blocchi. Segnale come blocco del calendario.
• L’ultima sincronizzazione mostra un errore. Torna nell’extranet, genera di nuovo l’URL da Esporta calendario e aggiorna il feed: i link di calendario possono scadere o cambiare.
• Mancano i dati dell’ospite. È normale: il feed di Booking.com non li porta. Si completano quando l’ospite fa il check-in online.

Domande frequenti

Ogni quanto si aggiorna il calendario?

In automatico ogni ora. Inoltre puoi lanciare una sincronizzazione manuale in qualsiasi momento con Sincronizza ora.

Perché HazCheckin mi chiede se è una prenotazione reale?

Perché il calendario di Booking.com pubblica i giorni occupati senza dire se dietro c’è una prenotazione, più soggiorni consecutivi o un blocco manuale. Lo sai solo tu, e con un clic chiarisci cos’è ogni blocco.

Perché una prenotazione importata raggruppa più soggiorni?

Perché Booking.com fonde in un unico evento tutte le notti consecutive senza disponibilità. Usa Dividi in soggiorni per creare una prenotazione per ospite; ognuna avrà il proprio link di check-in e le proprie schedine alloggiati.

Perché la prenotazione importata non ha il nome dell’ospite?

Perché il calendario di Booking.com condivide solo le date, non l’identità. HazCheckin crea un ospite provvisorio e l’identità reale viene raccolta quando l’ospite completa il check-in online.

Posso collegare più camere o unità?

Sì. Ogni camera o unità ha il proprio URL di calendario; aggiungi un feed per ciascuna nella proprietà corrispondente.

Il collegamento evita le doppie prenotazioni?

L’importazione porta in HazCheckin ciò che è occupato su Booking.com. Per bloccare quelle date anche sugli altri canali, attiva l’Esportazione del calendario e incolla quell’URL negli altri portali.

Cosa succede se una prenotazione viene cancellata in Booking.com?

Niente di automatico. Il calendario non segnala le cancellazioni, smette solo di mostrare quelle date, e la stessa cosa succede quando una prenotazione viene modificata. Per non cancellare per errore prenotazioni vive, HazCheckin non cancella mai per conto suo ciò che arriva da Booking.com: cancella tu la prenotazione dalla dashboard quando ne hai conferma.

Quando mi conviene collegare il PMS invece del calendario?

Quando hai molte prenotazioni brevi e consecutive, o vuoi che il link di check-in parta da solo senza passare dalla revisione dei blocchi. Il collegamento con il tuo PMS porta ogni prenotazione separatamente e con i dati di contatto dell’ospite, e da parte nostra non ha nessun costo di integrazione.