Come inviare il link di check-in automaticamente con i messaggi programmati di Airbnb

Airbnb non condivide l’email personale dei tuoi ospiti, quindi il canale affidabile per far arrivare il check-in online è la sua stessa chat. La buona notizia è che Airbnb permette di automatizzarlo: le risposte rapide programmate inviano un messaggio automatico per ogni prenotazione, e il link di check-in della proprietà di HazCheckin è un link fisso che vale per tutte le prenotazioni di quella struttura. Configuralo una volta e ogni ospite riceverà il suo check-in nel momento che scegli, senza che tu debba muovere un dito. Se affitti un appartamento turistico con check-in online, questa automazione chiude il cerchio degli arrivi in autonomia.

Come funziona

Il link di check-in della proprietà è un URL unico e stabile per ogni struttura. Quando un ospite lo apre, inserisce le date del soggiorno, HazCheckin individua la sua prenotazione e il check-in prosegue come sempre: dati, documento e firma. E siccome Airbnb permette di inserire le date di arrivo e di partenza come dettagli dinamici del messaggio, puoi persino aggiungerle al link perché l’ospite salti quel passaggio ed entri direttamente (lo vediamo più avanti).

• Un solo link per proprietà. Non devi generare né copiare nulla per ogni prenotazione.
• Lo invia Airbnb per te. Il messaggio programmato arriva all’ospite nella chat di Airbnb nel momento che scegli, secondo il fuso orario della struttura.
• Se non troviamo la prenotazione, ti avvisiamo. Quando un ospite inserisce le date e non c’è nessuna prenotazione corrispondente, ricevi una notifica per crearla con un clic.

Prima di iniziare

Ti servono due cose:

• Il link di check-in della proprietà attivato in HazCheckin (lo vediamo nel passaggio 1).
• L’accesso al tuo account host di Airbnb, da computer per la configurazione.

Passaggio 1: copia il link di check-in della tua proprietà

1. Nella dashboard di HazCheckin vai su Proprietà e apri la proprietà interessata.
2. Scendi fino alla sezione Link di check-in della proprietà e attiva l’interruttore Attiva link se non lo è già.
3. Copia l’URL che compare (qualcosa come https://guest.hazcheckin.com/p/…) con il pulsante di condivisione o selezionandolo direttamente.

Questo è il link che incollerai nel messaggio programmato. La proprietà deve essere attiva per poterlo attivare.

Nella stessa scheda trovi un modello pronto da copiare, con una scheda per canale: quella di Airbnb include il messaggio già scritto e il link con due segnaposto — [data di arrivo] e [data di partenza] — che sostituirai con i dettagli reali di Airbnb nel passaggio successivo.

Passaggio 2: crea la risposta rapida programmata su Airbnb

1. Entra su Airbnb dal computer e apri Messaggi.
2. Clicca sull’icona delle Impostazioni (l’ingranaggio) e seleziona Risposte rapide.
3. Clicca su Crea e, se hai più annunci, scegli a quali si applica.
4. Dai un nome al messaggio (per esempio «Check-in online») e scrivi il contenuto includendo il link di check-in come testo. Con il pulsante per inserire i dettagli puoi aggiungere dati dinamici come il nome dell’ospite, la data di arrivo o l’orario di partenza.
5. Configura l’azione programmata: quando vuoi che venga inviato (lo vediamo nel passaggio 3).
6. Clicca su Salva.

Trovi i dettagli ufficiali sulle risposte rapide programmate nel centro assistenza di Airbnb.

Un esempio di messaggio che puoi adattare:

Grazie per la tua prenotazione! Per velocizzare il tuo arrivo, completa il check-in online prima dell’ingresso: ti servono solo un paio di minuti. Apri questo link, inserisci le date del tuo soggiorno e segui i passaggi dal cellulare: https://guest.hazcheckin.com/p/… Ti aspettiamo!

Passaggio 3: scegli quando inviarlo

Airbnb permette di programmare l’invio nei momenti chiave della prenotazione: alla conferma della prenotazione, alcuni giorni prima dell’arrivo, il giorno dell’arrivo o prima della partenza, sempre secondo il fuso orario della struttura. Per il check-in online, quello che funziona meglio è inviarlo alla conferma della prenotazione e ripeterlo due giorni prima dell’arrivo come promemoria per chi non l’ha ancora completato (puoi creare due risposte rapide con lo stesso testo e un momento di invio diverso). Airbnb offre anche un’opzione specifica per le prenotazioni dell’ultimo minuto.

Prima di ogni invio puoi personalizzare o saltare il messaggio dalla conversazione, quindi hai sempre l’ultima parola.

Salta anche il passaggio delle date con i dettagli di Airbnb

Il link di check-in accetta le date del soggiorno come parametri (?checkin=…&checkout=…). Quando arrivano date valide, HazCheckin cerca la prenotazione automaticamente e l’ospite entra direttamente nel suo check-in, senza passare dal calendario.

Tra i dettagli dinamici di Airbnb ci sono la data di arrivo e la data di partenza. Per combinarli con il link:

1. Nel corpo del messaggio scrivi l’URL del tuo link seguito da ?checkin=.
2. Con il cursore subito dopo il =, inserisci il dettaglio data di arrivo.
3. Scrivi &checkout= di seguito e, di nuovo con il cursore dopo il =, inserisci il dettaglio data di partenza.

Una sfumatura importante: a differenza di Booking.com, Airbnb non ha token che puoi scrivere a mano — i suoi dettagli si inseriscono solo come etichette dal menu dell’editor. Per questo, se hai copiato il modello dalla dashboard, vedrai nel link i segnaposto [data di arrivo] e [data di partenza]: cancellali e inserisci al loro posto il dettaglio corrispondente dal menu. Se restano come testo, Airbnb li invierà così come sono e l’ospite vedrà il calendario normale.

All’invio, Airbnb sostituisce ogni dettaglio con le date reali della prenotazione. HazCheckin riconosce la data praticamente in qualsiasi formato Airbnb possa produrre: numerico (2026-08-24, 24/08/2026) o con il mese scritto per esteso («24 agosto 2026», «Aug 24, 2026»…) nelle principali lingue.

Airbnb non documenta il formato esatto con cui sostituisce questi dettagli in ogni lingua, quindi fai una prova con una prenotazione reale prima di darlo per definitivo. Non c’è alcun rischio: se la data arriva in un formato non riconoscibile — o il dettaglio non viene sostituito — il link continua a funzionare lo stesso e l’ospite vede semplicemente il calendario di sempre.

Cosa vedrà l’ospite

Quando l’ospite apre il link, vede la pagina di check-in della tua proprietà, con il tuo logo e i tuoi colori se li hai configurati. Inserisce le date del soggiorno (o le salta se sono già nel link), HazCheckin individua la sua prenotazione e completa il check-in abituale: dati personali, documento d’identità e firma, compresi i dati richiesti dalla schedina come luogo di nascita e luogo di rilascio del documento. Da lì, ti basta confermare l’arrivo e l’identità dalla dashboard o dall’app quando l’ospite si presenta e HazCheckin trasmette le schedine alloggiati ad Alloggiati Web entro i termini, archiviando la ricevuta.

Se inserisce date senza una prenotazione corrispondente (per esempio perché la prenotazione non è ancora stata importata), non si perde nulla: ricevi una notifica con i suoi dati per creare la prenotazione con un clic.

Combinalo con l’importazione del calendario

Questo messaggio programmato è il complemento perfetto della sincronizzazione del calendario di Airbnb via iCal: il calendario porta le prenotazioni nella tua dashboard automaticamente (solo con le date, perché Airbnb non condivide l’identità dell’ospite) e il messaggio fa in modo che ogni ospite riceva il link e completi i suoi dati reali. Tra i due, il ciclo si chiude senza lavoro manuale: la prenotazione entra da sola e il check-in arriva da solo.

Domande frequenti

In quale momento conviene programmare l’invio?

Il nostro consiglio è doppio: alla conferma della prenotazione (l’ospite ha la pratica fresca e la risolve subito) e un promemoria due giorni prima dell’arrivo. Evita di lasciarlo solo per il giorno dell’arrivo: prima l’ospite completa il check-in, prima hai i suoi dati e prima puoi confermare l’arrivo e trasmettere le schedine alla Questura.

Posso usare lo stesso link su Booking.com o altri canali?

Sì. Il link di check-in della proprietà non dipende dal canale: vale per qualsiasi prenotazione di quella struttura. Per Booking.com c’è una guida dedicata ai modelli di messaggi di Booking.com.

Funziona con le prenotazioni importate via iCal?

Sì, ed è il caso ideale. Le prenotazioni importate dal calendario arrivano con un ospite provvisorio; quando l’ospite completa il check-in dal link del messaggio, la sua identità reale (nome, documento, firma) viene registrata in quella stessa prenotazione.

E se l’ospite non completa il check-in?

Programma il promemoria di due giorni prima dell’arrivo e, se resta in sospeso, scrivigli direttamente dalla chat di Airbnb riutilizzando la stessa risposta rapida. Puoi anche inviargli il link individuale della sua prenotazione dalla dashboard di HazCheckin. Ricorda che la schedina va comunicata entro 24 ore dall’arrivo (6 ore per soggiorni non superiori a 24 ore), quindi in ultima istanza puoi raccogliere i dati di persona all’arrivo.