Guida completa ad Alloggiati Web 2026: credenziali, schedine alloggiati e invio automatico

Se gestisci un hotel, un appartamento turistico, un B&B o qualsiasi altra struttura in Italia, la legge ti obbliga a comunicare le generalità dei tuoi ospiti alla Questura attraverso il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. In questa guida ti spieghiamo perché esiste l’obbligo, chi deve rispettarlo, come ottenere le credenziali, come inviare le schedine alloggiati e come automatizzare tutto il flusso.

Cos’è Alloggiati Web e perché è obbligatorio

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato (alloggiatiweb.poliziadistato.it) con cui chi dà alloggio comunica i dati degli ospiti alla Questura territorialmente competente. L’obbligo nasce dall’art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, R.D. 773/1931), attuato dal Decreto del Ministero dell’Interno del 7 gennaio 2013 e aggiornato dal Decreto del 16 settembre 2021, che ha ridotto i termini di comunicazione per i soggiorni brevi.

In pratica, per ogni ospite che arriva devi trasmettere una schedina alloggiati con le sue generalità. La comunicazione si fa per ogni arrivo: non è richiesta nessuna comunicazione preventiva della prenotazione.

Il portale offre due modi per trasmettere le schedine:

• Inserimento manuale, campo per campo, dal portale.
• Web service, il canale tecnico con cui un software di check-in come HazCheckin invia le schedine per conto tuo usando utente, password e una chiave chiamata WSKEY.

Se vuoi una panoramica più generale dell’obbligo, la trovi nella nostra pagina su schedina alloggiati e Alloggiati Web.

Chi è obbligato

L’obbligo riguarda chiunque dia alloggio, in forma imprenditoriale o meno:

• Strutture ricettive alberghiere: hotel, alberghi, residence.
• Strutture extra-alberghiere: B&B, affittacamere, agriturismi, case vacanze.
• Campeggi e villaggi turistici.
• Locazioni brevi e turistiche: chi concede in locazione un immobile per periodi inferiori a 30 giorni, anche se si tratta di un solo appartamento.

Le locazioni di 30 giorni o più non rientrano nella schedina alloggiati e seguono un percorso diverso: se gestisci contratti lunghi, verifica con il tuo consulente.

Ricorda che Alloggiati Web è solo uno degli adempimenti di chi ospita. Il CIN (Codice Identificativo Nazionale) da esporre negli annunci, l’imposta di soggiorno e le statistiche regionali restano a tuo carico e non passano dal portale della Polizia.

Termini e sanzioni

Obbligo	Termine
Inviare la schedina alloggiati	Entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite
Soggiorni non superiori a 24 ore	Entro 6 ore dall’arrivo
Scaricare la ricevuta giornaliera	Disponibile dal giorno successivo, per 30 giorni
Conservare la ricevuta	5 anni

Il termine delle 6 ore, introdotto dal Decreto del 16 settembre 2021, è quello che più spesso coglie di sorpresa chi fa turnover giornaliero.

L’omessa o tardiva comunicazione è punita ai sensi dell’art. 17 del TULPS: arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro, oltre ai controlli che la Questura può effettuare sulla struttura. La cifra può sembrare bassa, ma si applica a ogni violazione: in caso di controllo, una serie di schedine mancanti diventa rapidamente un problema serio.

Prima di iniziare: cosa serve

Per operare su Alloggiati Web ti servono:

• Le credenziali del portale (utente e password), rilasciate dalla Questura della provincia in cui si trova la struttura dopo una richiesta formale.
• I dati della struttura: denominazione, indirizzo, tipologia e dati del titolare o del gestore.
• Se vuoi inviare le schedine tramite software, la chiave WSKEY, che si genera dal portale una volta ottenute le credenziali.
• Un modo per raccogliere i dati degli ospiti prima dell’arrivo e verificarne l’identità al check-in.

Passo 1: richiedi le credenziali alla Questura

Le credenziali le rilascia la Questura territorialmente competente, cioè quella della provincia in cui si trova la struttura. Il procedimento può variare da una Questura all’altra, ma in linea di massima:

1. Individua la tua Questura nella pagina dei contatti del portale.
2. Presenta la richiesta di abilitazione con i dati della struttura e del titolare, secondo le istruzioni della tua Questura.
3. Ricevi le credenziali (utente e password) per accedere al portale.

Trovi il dettaglio del procedimento, con i punti in cui di solito ci si blocca, nella guida per ottenere le credenziali e la chiave web service.

Non lasciare la richiesta all’ultimo momento: finché non hai le credenziali non puoi trasmettere nessuna schedina, e l’obbligo scatta dal primo ospite.

Passo 2: accedi al portale e conosci le schedine

Con le credenziali in mano, entra nel portale Alloggiati Web. Il manuale ufficiale descrive ogni schermata; qui ci concentriamo su come compilare correttamente le schedine.

I tipi di ospite

Ogni schedina indica il tipo ospite, che determina quali campi sono obbligatori:

• Ospite singolo: viaggia da solo.
• Capo famiglia: il primo componente di una famiglia.
• Capo gruppo: il primo componente di un gruppo di amici, colleghi, ecc.
• Familiare: gli altri componenti della famiglia.
• Membro gruppo: gli altri componenti del gruppo.

I campi della schedina

Per ogni ospite si comunicano:

• Data di arrivo e giorni di permanenza.
• Cognome, nome e sesso.
• Data e luogo di nascita: comune e provincia se nato in Italia, altrimenti lo Stato.
• Cittadinanza.
• Per ospite singolo, capo famiglia e capo gruppo: tipo, numero e luogo di rilascio del documento.

Per familiari e membri del gruppo i dati del documento non sono richiesti, ma i loro dati anagrafici sì.

I minori

I minori non «rientrano» nella schedina dell’adulto: vanno comunicati con i propri dati anagrafici (nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza) come familiari o membri del gruppo. È uno degli errori più frequenti: dimenticare i bambini equivale a omettere una schedina.

Passo 3: identifica di persona l’ospite

Prima di trasmettere la schedina devi verificare l’identità dell’ospite di persona, confrontando la persona con il documento. Il Consiglio di Stato, con la sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025, ha chiarito che un modulo online o una foto del documento inviata in anticipo non bastano da soli: la struttura resta responsabile del riscontro tra persona e documento.

Il check-in online resta utilissimo, purché il flusso sia questo:

1. L’ospite compila i dati e scansiona il documento prima dell’arrivo, dal telefono.
2. All’arrivo, tu (o chi consegna le chiavi) confronti la persona con il documento.
3. Solo dopo la conferma dell’identità la schedina viene trasmessa.

Così la raccolta dei dati non ruba tempo all’arrivo e la trasmissione parte entro il termine senza corse. Nella guida al check-in online e all’identificazione degli ospiti in Italia approfondiamo come organizzare la verifica anche con self check-in e key box.

Passo 4: invia le schedine, manualmente o via web service

Con le credenziali attive hai due strade.

Opzione manuale. Entri nel portale ogni volta che arriva un ospite, compili la schedina campo per campo e ripeti l’operazione per ogni prenotazione, weekend compresi. Funziona, ma non scala: ogni schedina richiede diversi minuti e qualsiasi distrazione (un arrivo notturno, un weekend fuori, un turnover in giornata) diventa una comunicazione fuori termine.

Opzione automatica via web service. Il portale espone un servizio web con cui un software può trasmettere le schedine per conto tuo. Per attivarlo:

1. Accedi al portale con le tue credenziali.
2. Apri il menu utente e scegli «Chiave Web Service».
3. Genera la chiave WSKEY e conservala insieme a utente e password.

Queste tre credenziali (utente, password e WSKEY) sono quelle che ti chiederà qualsiasi software di check-in. Con HazCheckin il flusso completo resta coperto:

• Ogni prenotazione (importata da Airbnb, Booking o dal tuo PMS) riceve il suo link di check-in.
• L’ospite completa il check-in dal telefono: scansione del documento con OCR, selfie opzionale, firma e i campi richiesti dalla schedina (luogo di nascita, luogo di rilascio, tipo di documento, tipo ospite per famiglie e gruppi).
• All’arrivo confermi l’identità con un clic dalla dashboard o dall’app.
• HazCheckin verifica le schedine (operazione Test) e le trasmette (Send) ad Alloggiati Web, con il risultato per ogni ospite. Se manca qualcosa, ritenta ogni ora e ti avvisa via email e notifica.

Passo 5: scarica e conserva la ricevuta, poi cancella i dati

Per ogni giornata in cui hai trasmesso schedine, Alloggiati Web rilascia una ricevuta giornaliera in PDF. È disponibile dal giorno successivo e resta scaricabile per 30 giorni; va conservata per 5 anni.

Un punto che spesso si trascura è cosa fare dei dati dopo la trasmissione. Il Garante per la protezione dei dati personali, con la nota del 29 aprile 2026, ha chiarito che la comunicazione di polizia non giustifica l’archiviazione di copie dei documenti: una volta trasmesse le schedine e ottenuta la ricevuta, i dati raccolti per quello scopo vanno cancellati. La base giuridica del trattamento è l’obbligo di legge, non il consenso, e il GDPR si applica per intero.

HazCheckin segue questa routine da solo: scarica la ricevuta di ogni giornata il giorno successivo, la archivia per 5 anni e cancella i dati personali trasmessi una volta archiviata la ricevuta.

Configurare le credenziali in HazCheckin

Una volta ottenute le credenziali della Questura e generata la WSKEY, la configurazione si fa una sola volta per struttura:

1. Entra nella dashboard di HazCheckin e apri la proprietà.
2. Vai su Proprietà → Modifica e scorri fino alla sezione «Informazioni legali». Se il Paese della proprietà è l’Italia, vedrai i campi di Alloggiati Web.
3. Compila Utente, Password e WSKEY. Il campo ID appartamento serve solo agli account con «Gestione Appartamenti»: se il tuo è un account ordinario, lascialo vuoto.
4. Salva. HazCheckin verifica subito le credenziali contro il portale e mostra il badge verde «credenziali verificate» se tutto è corretto; se qualcosa non torna, il salvataggio viene rifiutato con un errore.

Da quel momento, in ogni prenotazione trovi la scheda «Alloggiati Web — Polizia di Stato» con lo stato della comunicazione (in attesa dell’arrivo, pendente, registrate), il selettore «Come viaggia il gruppo» (Famiglia / Gruppo) per le prenotazioni con più ospiti, il pulsante «Conferma arrivo e identità», il pulsante «Invia schede ora», le ricevute giornaliere in PDF e il link al portale.

Le credenziali vengono cifrate e usate esclusivamente per la trasmissione delle schedine.

Errori frequenti

• Credenziali rifiutate al salvataggio. Controlla che utente e password siano quelli del portale Alloggiati Web e che la WSKEY sia stata generata dal menu utente. Attenzione agli spazi copiati insieme alla chiave.
• Hai cambiato la password sul portale. Il web service usa la stessa password: aggiornala anche in HazCheckin, altrimenti gli invii falliranno.
• Schedina rifiutata per un ospite. Il portale valida ogni campo: un comune di nascita scritto in modo diverso dall’elenco ufficiale, un tipo di documento non riconosciuto o un luogo di rilascio mancante bloccano la singola schedina. HazCheckin ti mostra il verdetto per ogni ospite.
• Minori non comunicati. Ogni minore ha la propria schedina come familiare o membro del gruppo. Nel check-in di HazCheckin, il capo famiglia inserisce i dati anagrafici di ciascun minore.
• Tipo ospite sbagliato. Una famiglia comunicata come cinque ospiti singoli richiede il documento di tutti; con capo famiglia + familiari serve solo quello del primo. Imposta correttamente «Come viaggia il gruppo».
• Ricevuta non scaricata in tempo. Passati 30 giorni non è più disponibile sul portale: scaricala il giorno dopo o lascia che lo faccia il software.
• ID appartamento compilato per errore. Su un account ordinario il campo va lasciato vuoto; compilalo solo se la Questura ti ha abilitato la «Gestione Appartamenti».

Domande frequenti

Devo comunicare la prenotazione prima dell’arrivo?

No. In Italia si comunica ogni arrivo, non la prenotazione. La schedina si trasmette dopo aver verificato l’identità dell’ospite, entro le 24 ore dall’arrivo (6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore).

Posso trasmettere la schedina prima che l’ospite arrivi, con i dati del check-in online?

No. Il Consiglio di Stato (sentenza n. 9101/2025) richiede il riscontro di persona tra ospite e documento. Puoi raccogliere i dati in anticipo, ma la trasmissione va fatta dopo la verifica: per questo HazCheckin invia le schedine solo quando confermi l’arrivo.

Ho più strutture: mi servono più credenziali?

Ogni struttura fa riferimento alla Questura della propria provincia e ha le proprie credenziali. In HazCheckin configuri i campi Utente, Password e WSKEY su ciascuna proprietà.

Cosa succede con i minori?

Vanno comunicati con i propri dati anagrafici (nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza) come familiari o membri del gruppo. Non serve il documento, ma non si possono omettere.

Per quanto tempo devo conservare le ricevute e i dati degli ospiti?

La ricevuta giornaliera va conservata per 5 anni. I dati personali raccolti per la schedina (scansioni del documento comprese) vanno invece cancellati una volta trasmessa la comunicazione e archiviata la ricevuta, come indicato dal Garante nella nota del 29 aprile 2026.

Alloggiati Web sostituisce il CIN, l’imposta di soggiorno e le statistiche regionali?

No. Sono adempimenti diversi e restano a tuo carico. Alloggiati Web copre solo la comunicazione degli ospiti alla Questura, ed è questa la parte che HazCheckin automatizza. Per gli altri obblighi della tua struttura, verifica con la Questura o con il tuo consulente.