Check-in online e identificazione degli ospiti in Italia dopo la sentenza 9101/2025

Se gestisci una casa vacanze con key box, un B&B con arrivo autonomo o un appartamento turistico dove l’ospite entra con un codice, la sentenza del Consiglio di Stato n. 9101 del 21 novembre 2025 ti riguarda direttamente. Non cambia l’obbligo di fondo — comunicare gli ospiti alla Questura tramite Alloggiati Web — ma chiarisce come va fatta l’identificazione: qualcuno deve verificare che la persona che entra corrisponda al documento. In questa guida vediamo cosa richiede la sentenza, cosa puoi continuare a fare online e come organizzare il giorno dell’arrivo senza tornare alla reception fisica.

Una premessa: qui trovi quello che dice la sentenza e come lo applica HazCheckin, non un parere legale. Per le modalità remote accettate nel tuo caso verifica con la Questura della tua provincia o con il tuo consulente.

Cosa richiede la sentenza 9101/2025

Il Consiglio di Stato ha stabilito che la struttura deve verificare la corrispondenza tra la persona presente e il documento esibito. In pratica:

• Un modulo online o una foto del documento inviata in anticipo non bastano da soli. Raccolgono i dati, ma non provano che chi entra sia davvero il titolare del documento.
• La verifica deve avvenire al momento dell’arrivo, confrontando la persona con il documento.
• La sentenza contempla dispositivi di videoconnessione all’ingresso in grado di accertare quella corrispondenza in quel momento. Non descrive un modello specifico né elenca tutte le soluzioni valide: è il punto su cui conviene chiedere alla Questura prima di considerarla sufficiente.

Il principio è semplice: il self check-in resta possibile, ma la fase di identificazione non può essere delegata interamente a un form compilato dall’ospite.

Cosa resta possibile

La sentenza non vieta il check-in online. Quello che vieta è considerare concluso l’obbligo di identificazione con i soli dati inviati prima dell’arrivo. Il flusso che funziona è in due tempi:

Fase	Quando	Cosa succede
Raccolta dati online	Giorni o ore prima dell’arrivo	L’ospite compila il check-in dal telefono: scansione del documento, dati anagrafici, firma
Verifica dell’identità	All’arrivo	Tu (o una persona incaricata) confronti la persona con il documento, di persona o con una modalità remota contemplata e accettata dalla Questura
Comunicazione alla Questura	Dopo la verifica	Le schedine partono verso Alloggiati Web entro i termini di legge

Il vantaggio della raccolta anticipata resta intatto: all’arrivo non trascrivi nulla e la verifica dura pochi secondi. Se hai un appartamento turistico o una casa vacanze con arrivi autonomi, il lavoro si sposta tutto in quel breve momento di conferma.

Come funziona in HazCheckin

HazCheckin è costruito esattamente su questo flusso in due tempi. La comunicazione alla Questura non parte mai in automatico solo perché l’ospite ha compilato il modulo.

1. L’ospite completa il check-in online dal link che riceve via email, WhatsApp o QR: scansiona il documento (con OCR, oppure inserisce i dati a mano), aggiunge i dati richiesti dalla schedina — sesso, stato e comune di nascita, stato e comune di rilascio del documento, tipo di documento ufficiale — e firma. Per famiglie o gruppi l’ospite principale indica come viaggia il gruppo; i minori vengono comunicati con i propri dati anagrafici.
2. Tu confermi l’arrivo e l’identità. Nella pagina della prenotazione, la card «Alloggiati Web — Polizia di Stato» resta in stato In attesa dell’arrivo finché non premi Conferma arrivo e identità. Un dialogo ti chiede di confermare: è il tuo modo di registrare che hai verificato la corrispondenza tra persona e documento.
3. Solo allora le schedine partono. HazCheckin esegue prima un test delle schedine e poi l’invio ad Alloggiati Web con le credenziali del web service della tua struttura (le trovi in Proprietà → Modifica → «Informazioni legali»; se non le hai ancora, leggi come ottenere le credenziali e la WSKEY). Lo stato passa da Pendente a Registrate, con l’esito per ogni ospite. Se un dato manca o una schedina viene rifiutata, vedi il motivo e HazCheckin ritenta ogni ora finché non è tutto a posto, avvisandoti via email e notifica.
4. La ricevuta viene archiviata da sola. Il giorno successivo HazCheckin scarica la ricevuta giornaliera in PDF e la conserva per 5 anni; i dati personali trasmessi vengono cancellati una volta archiviata.

Serve inviare subito, senza aspettare che tutti gli ospiti abbiano finito? Il pulsante Invia schede ora forza la trasmissione di quello che è già completo.

I termini si contano dall’arrivo

La legge fissa la comunicazione entro le 24 ore successive all’arrivo; per soggiorni non superiori a 24 ore, entro le 6 ore. Il momento in cui premi «Conferma arrivo e identità» è quindi importante: confermare la sera stessa o al massimo la mattina dopo ti lascia margine; rimandare al checkout no. L’omessa o tardiva comunicazione è punita ai sensi dell’art. 17 TULPS.

Checklist per il giorno dell’arrivo

• Prima dell’arrivo: controlla nella dashboard che tutti gli ospiti abbiano completato il check-in online. Se manca qualcuno, rimanda il link.
• Decidi chi verifica: tu, un collaboratore, un addetto alle pulizie formato per farlo, o una modalità remota contemplata dalla sentenza e verificata con la Questura. Con la key box, questo è il passaggio da pianificare.
• All’arrivo: confronta la persona con il documento originale. I dati sono già in HazCheckin: non devi copiarli né fotografare nulla.
• Subito dopo: premi Conferma arrivo e identità dalla dashboard o dall’app. Per soggiorni di una sola notte fallo entro 6 ore.
• Il giorno dopo: verifica che lo stato sia Registrate e che la ricevuta compaia nell’elenco della prenotazione. Se c’è un errore, correggi il dato indicato e lascia che il nuovo tentativo parta.
• Se Alloggiati Web non funziona: il decreto prevede la comunicazione alla Questura territoriale tramite PEC o fax. Tieni a portata di mano i contatti della tua Questura.

Cosa fare con le copie dei documenti

È il punto dove molte strutture sbagliano per eccesso di zelo. Il Garante per la protezione dei dati personali (nota del 29 aprile 2026) ha chiarito che l’obbligo di comunicazione alla Questura non giustifica l’archiviazione di copie dei documenti. Una volta trasmesse le schedine e ottenuta la ricevuta, i dati raccolti per quello scopo e le copie strumentali vanno cancellati.

In concreto:

• Conserva la ricevuta di Alloggiati Web per 5 anni: è quella la prova dell’adempimento, non la scansione del passaporto.
• Non tenere foto dei documenti in WhatsApp, nella galleria del telefono, in una cartella condivisa o in un gestionale “per sicurezza”.
• La base giuridica è l’obbligo di legge, non il consenso: non serve far firmare un consenso alla comunicazione, ma va comunque data l’informativa e il GDPR si applica per intero.
• Se raccogli dati per altri scopi (un contratto di locazione, la cauzione), quella finalità ha la sua base giuridica e i suoi tempi di conservazione, separati da quelli della schedina.

HazCheckin applica questa regola di default: ricevuta archiviata, dati trasmessi cancellati. Non devi ricordarti di fare pulizia.

Domande frequenti

Posso continuare a usare la key box?

Sì. La sentenza non vieta l’arrivo autonomo, ma richiede che qualcuno verifichi la corrispondenza tra persona e documento al momento dell’arrivo. Devi organizzare chi lo fa e come, e per le soluzioni remote confrontarti con la Questura.

Il selfie nel check-in online sostituisce la verifica di persona?

No. Il selfie è opzionale in HazCheckin e può esserti utile come riscontro, ma secondo la sentenza una foto inviata in anticipo non accredita da sola l’identità. La conferma in HazCheckin va premuta dopo una verifica reale.

Un citofono con videocamera basta?

La sentenza contempla dispositivi di videoconnessione all’ingresso in grado di accertare la corrispondenza in quel momento, senza descrivere un modello preciso. Prima di considerare il tuo impianto sufficiente, verifica con la Questura della tua provincia.

Cosa succede se confermo dopo le 24 ore?

La comunicazione risulta tardiva e ricade nelle sanzioni dell’art. 17 TULPS. Conferma appena hai verificato l’identità, non al checkout.

Devo far firmare un consenso privacy per la schedina?

No: la base giuridica è l’obbligo di legge. Devi però fornire l’informativa e cancellare i dati una volta archiviata la ricevuta, come indicato dal Garante.

Vuoi vedere il flusso completo, dalle credenziali alla ricevuta? Leggi la guida completa ad Alloggiati Web oppure prova HazCheckin gratis per 15 giorni, senza vincoli.