Cómo conectar Yacan con HazCheckin: un código por reserva para cada propiedad

Si tus alojamientos usan cerraduras de Yacan, HazCheckin puede crear el código de cada reserva por ti: lo genera Yacan, abre todas las cerraduras de la propiedad, vale solo entre la entrada y la salida, y el huésped lo ve únicamente cuando ha completado el registro de viajeros.

Qué hace la integración

• Crea un acceso por reserva, con las fechas y horas de entrada y salida del alojamiento.
• Un solo código para toda la propiedad. Yacan agrupa las cerraduras de cada unidad en una propiedad; el huésped recibe un código que abre el portal y la puerta de su estancia.
• Lo entrega cuando toca. El huésped ve su acceso en la página de check-in una vez que todos los viajeros han completado el registro (y firmado el contrato, si lo usas).
• Sigue los cambios de la reserva. Si cambian las fechas, el acceso se actualiza; si se cancela, se retira; al llegar el checkout, caduca.
• No toca las demás estancias. Cada reserva tiene su propio acceso: retirarlo no afecta a otros huéspedes.
• Apertura remota desde tu panel en las cerraduras con gateway.

Requisitos

Una cuenta de HazCheckin en el plan Pro o Enterprise y el rol de administrador de la organización: solo un administrador puede conectar cuentas, asignar puertas y abrir a distancia.

• Una cuenta de Yacan con tus cerraduras dadas de alta en la app de Yacan.
• Al menos una propiedad creada en el panel de Yacan (app.yacan.es) con sus cerraduras asignadas. En Yacan, una propiedad es la unidad que se reserva: un apartamento, una habitación o una villa, con todas las cerraduras que abre su código.
• Cerraduras con teclado para recibir códigos; para la apertura remota, además un gateway conectado.

Paso 1: prepara tus propiedades en Yacan

1. Entra en app.yacan.es con tu cuenta.
2. Crea una propiedad por cada unidad que reservas y ponle el mismo nombre que usas en HazCheckin.
3. Asigna a cada propiedad sus cerraduras: la de la estancia y, si procede, el portal o las zonas comunes.

HazCheckin no crea ni modifica propiedades en Yacan: lo que configures ahí es lo que verás en tu panel.

Paso 2: conecta tu cuenta de Yacan

1. En tu panel de HazCheckin, entra en Integraciones → Cerraduras inteligentes.
2. En la tarjeta de Yacan, pulsa Autorizar cuenta.
3. Inicia sesión en Yacan y acepta el acceso a tus propiedades y reservas.
4. Volverás a HazCheckin con la cuenta en estado Conectada.

Las credenciales se guardan cifradas y solo se usan para gestionar los accesos de tus reservas.

Paso 3: busca tus dispositivos

Pulsa Buscar dispositivos. En «Dispositivos y grupos» verás dos tipos de entradas:

• Propiedades de Yacan, marcadas como grupo y con la capacidad PIN: son las que emiten el código de cada reserva.
• Cerraduras sueltas, con la capacidad Apertura remota: sirven para abrir desde el panel con el botón Abrir. Hazlo solo si sabes quién está en la puerta.

Si una propiedad aparece sin la capacidad PIN, es que no tiene ninguna cerradura asignada en Yacan.

Paso 4: asigna cada propiedad de Yacan a su alojamiento

1. Abre la propiedad en HazCheckin y pulsa Cerraduras.
2. Marca la propiedad de Yacan que corresponde a ese alojamiento como Privada. Como su código ya abre todas las cerraduras de la unidad, no hace falta añadir las cerraduras sueltas.
3. Revisa la zona horaria y las horas de entrada y salida: marcan la validez del acceso.
4. Elige con cuántas horas de antelación se crea el acceso y con cuántas se muestra al huésped. Adelantar la entrega no adelanta la validez.
5. Añade, si quieres, unas instrucciones de entrada y guarda.

Paso 5: comprueba una reserva

En el detalle de cada reserva verás la tarjeta «Puertas de esta reserva» con la propiedad de Yacan asignada y el estado del acceso (Creando, Listo, Revocado…) junto al botón Retirar accesos. Cada acceso es una reserva en Yacan, así que también la verás en app.yacan.es con su código y sus fechas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo ve el huésped su acceso?

Cuando todos los viajeros de la reserva han completado el registro y dentro del plazo de entrega que hayas configurado. También recibe un correo con el enlace a su página de check-in; el código nunca viaja por email.

¿Qué pasa si cambian las fechas o se cancela la reserva?

El acceso se actualiza con las fechas nuevas o se cancela en Yacan, que lo retira de las cerraduras. En las reservas que llegan por un PMS o por iCal, el cambio se aplica en menos de una hora.

¿Puedo retirar un acceso a mano?

Sí, con Retirar accesos en el detalle de la reserva. Las demás reservas no se ven afectadas.

¿Qué pasa si desconecto la cuenta?

Se cancelan los accesos activos y, cuando terminan las revocaciones, se eliminan las credenciales. Las reservas futuras dejan de recibir accesos. Tus propiedades y cerraduras en Yacan no se tocan.

¿Puedo elegir el código?

No. Lo genera Yacan para evitar coincidencias entre reservas; HazCheckin lo guarda cifrado y solo lo muestra al huésped en su página de check-in.