Cómo enviar el enlace de check-in automáticamente con los mensajes programados de Airbnb

Airbnb no comparte el email personal de tus huéspedes, así que la vía fiable para hacerles llegar el check-in online es su propio chat. La buena noticia es que Airbnb permite automatizarlo: las respuestas rápidas programadas envían un mensaje automático por cada reserva, y el enlace de check-in de la propiedad de HazCheckin es un enlace fijo que sirve para todas las reservas de ese alojamiento. Configúralo una vez y cada huésped recibirá su check-in en el momento que elijas, sin que muevas un dedo.

Cómo funciona

El enlace de check-in de la propiedad es una URL única y estable por alojamiento. Cuando un huésped la abre, introduce las fechas de su estancia, HazCheckin localiza su reserva y continúa el check-in de siempre: datos, documento y firma. Y como Airbnb permite insertar las fechas de llegada y salida como detalles dinámicos del mensaje, puedes incluso añadirlas al enlace para que el huésped se salte ese paso y entre directo (lo vemos más abajo).

• Un solo enlace por propiedad. No hay que generar ni copiar nada por cada reserva.
• Airbnb lo envía por ti. El mensaje programado llega al huésped por el chat de Airbnb en el momento que elijas, según la zona horaria del alojamiento.
• Si no encontramos la reserva, te avisamos. Cuando un huésped completa sus fechas y no hay ninguna reserva que coincida, recibirás una notificación para crearla con un clic.

Antes de empezar

Necesitas dos cosas:

• El enlace de check-in de la propiedad activado en HazCheckin (lo vemos en el paso 1).
• Acceso a tu cuenta de anfitrión de Airbnb, desde ordenador para la configuración.

Paso 1: copia el enlace de check-in de tu propiedad

1. En tu panel de HazCheckin, ve a Propiedades y abre la propiedad correspondiente.
2. Baja hasta la sección Enlace de check-in de la propiedad y activa el interruptor Activar enlace si aún no lo está.
3. Copia la URL que aparece (algo como https://guest.hazcheckin.com/p/…) con el botón de compartir o seleccionándola directamente.

Este es el enlace que vas a pegar en el mensaje programado. La propiedad debe estar activa para poder activarlo.

En esa misma tarjeta tienes una plantilla lista para copiar, con una pestaña por canal: la de Airbnb incluye el mensaje redactado y el enlace con dos marcadores de posición — [fecha de llegada] y [fecha de salida] — que sustituirás por los detalles reales de Airbnb en el paso siguiente.

Paso 2: crea la respuesta rápida programada en Airbnb

1. Entra en Airbnb desde el ordenador y abre Mensajes.
2. Pulsa el icono de Configuración (el engranaje) y selecciona Respuestas rápidas.
3. Haz clic en Crear y, si tienes varios anuncios, elige a cuáles aplica.
4. Ponle un nombre al mensaje (por ejemplo, «Check-in online») y redacta el contenido incluyendo el enlace de check-in como texto. Con el botón de insertar detalles puedes añadir datos dinámicos como el nombre del viajero, la fecha de llegada o la hora de salida.
5. Configura la acción programada: cuándo quieres que se envíe (lo vemos en el paso 3).
6. Haz clic en Guardar.

Tienes el detalle oficial de las respuestas rápidas programadas en la ayuda de Airbnb.

Un ejemplo de mensaje que puedes adaptar:

¡Gracias por tu reserva! Para agilizar tu llegada, completa el check-in online antes de tu entrada; solo te llevará un par de minutos. Abre este enlace, introduce las fechas de tu estancia y sigue los pasos desde el móvil: https://guest.hazcheckin.com/p/… ¡Te esperamos!

Paso 3: elige cuándo se envía

Airbnb permite programar el envío en momentos clave de la reserva: al confirmarse la reserva, unos días antes de la llegada, el día de llegada o antes de la salida, siempre según la zona horaria del alojamiento. Para el check-in online, lo que mejor funciona es enviarlo al confirmarse la reserva y repetirlo dos días antes de la llegada como recordatorio para quien aún no lo haya completado (puedes crear dos respuestas rápidas con el mismo texto y distinto momento de envío). Airbnb también ofrece una opción específica para reservas de última hora.

Antes de cada envío puedes personalizar u omitir el mensaje desde la conversación, así que siempre tienes la última palabra.

Sáltate también el paso de fechas con los detalles de Airbnb

El enlace de check-in acepta las fechas de la estancia como parámetros (?checkin=…&checkout=…). Cuando llegan fechas válidas, HazCheckin busca la reserva automáticamente y el huésped entra directo a su check-in, sin pasar por el calendario.

Entre los detalles dinámicos de Airbnb están la fecha de llegada y la fecha de salida. Para combinarlos con el enlace:

1. En el cuerpo del mensaje, escribe la URL de tu enlace seguida de ?checkin=.
2. Con el cursor justo después del =, inserta el detalle de fecha de llegada.
3. Escribe &checkout= a continuación y, de nuevo con el cursor tras el =, inserta el detalle de fecha de salida.

Un matiz importante: a diferencia de Booking.com, Airbnb no tiene tokens que puedas escribir a mano — sus detalles solo se insertan como etiquetas desde el menú del editor. Por eso, si copiaste la plantilla de tu panel, verás los marcadores de posición [fecha de llegada] y [fecha de salida] en el enlace: bórralos e inserta en su lugar el detalle correspondiente del menú. Si se quedan como texto, Airbnb los enviará tal cual y el huésped verá el calendario normal.

Al enviarse, Airbnb sustituye cada detalle por las fechas reales de la reserva. HazCheckin entiende la fecha en prácticamente cualquier formato que Airbnb pueda emitir: numérico (2026-08-24, 24/08/2026) o con el mes escrito («24 de agosto de 2026», «Aug 24, 2026»…) en los principales idiomas.

Airbnb no documenta el formato exacto con el que sustituye estos detalles en cada idioma, así que haz una prueba con una reserva real antes de darlo por definitivo. No hay riesgo en intentarlo: si la fecha llega en un formato irreconocible —o el detalle no se llega a sustituir—, el enlace sigue funcionando igual y el huésped simplemente ve el calendario de siempre.

Qué verá el huésped

Cuando el huésped abra el enlace, verá la página de check-in de tu propiedad, con tu logo y tus colores si los has configurado. Introducirá sus fechas de estancia (o se las saltará si van en el enlace), HazCheckin localizará su reserva y completará el check-in habitual: datos personales, documento de identidad y firma. Con eso, HazCheckin se encarga del parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES dentro de plazo.

Si introduce unas fechas sin reserva coincidente (por ejemplo, porque la reserva aún no se ha importado), no se pierde nada: recibirás una notificación con sus datos para crear la reserva con un clic.

Combínalo con la importación de calendario

Este mensaje programado es el complemento perfecto de la sincronización del calendario de Airbnb por iCal: el calendario trae las reservas a tu panel automáticamente (solo con fechas, porque Airbnb no comparte la identidad del huésped) y el mensaje se encarga de que cada huésped reciba el enlace y complete sus datos reales. Entre los dos, el ciclo queda cerrado sin trabajo manual: la reserva entra sola y el check-in llega solo.

Preguntas frecuentes

¿En qué momento conviene programar el envío?

Nuestra recomendación es doble: al confirmarse la reserva (el huésped tiene el trámite fresco y lo resuelve al momento) y un recordatorio dos días antes de la llegada. Evita dejarlo solo para el día de llegada: cuanto antes complete el check-in, antes tendrás sus datos.

¿Puedo usar el mismo enlace en Booking.com u otros canales?

Sí. El enlace de check-in de la propiedad no depende del canal: sirve para cualquier reserva de ese alojamiento. Para Booking.com tienes su propia guía con las plantillas de mensajes de Booking.com.

¿Funciona con las reservas importadas por iCal?

Sí, y es el caso ideal. Las reservas importadas del calendario llegan con un huésped provisional; cuando el huésped completa el check-in desde el enlace del mensaje, su identidad real (nombre, documento, firma) queda registrada en esa misma reserva.

¿Y si el huésped no completa el check-in?

Programa el recordatorio de dos días antes de la llegada y, si sigue pendiente, escríbele directamente desde el chat de Airbnb reutilizando la misma respuesta rápida. También puedes enviarle el enlace individual de su reserva desde tu panel de HazCheckin.