Cómo conectar el calendario de Booking.com con HazCheckin para recibir tus reservas

Si publicas tu alojamiento en Booking.com, las fechas que se ocupan allí deberían aparecer solas en HazCheckin, sin que tengas que copiarlas a mano. Eso es lo que hace la integración de calendario: conectas el calendario de tu anuncio de Booking.com una vez y, a partir de ese momento, HazCheckin lo lee cada hora, crea una reserva por cada bloque de días ocupados y tú decides en el panel si ese bloque es una reserva, varias estancias seguidas o un simple bloqueo. Si gestionas apartamentos turísticos con check-in online, es la forma más sencilla de automatizar el registro sin PMS. En esta guía te explicamos paso a paso cómo hacerlo y, sobre todo, cómo interpretar lo que Booking.com envía.

Qué hace (y qué no hace) la sincronización de calendario

HazCheckin se conecta al calendario de Booking.com a través de un feed iCal: una URL que Booking.com publica con las fechas ocupadas de tu anuncio. HazCheckin lee ese feed de forma periódica y crea una reserva por cada bloque nuevo que encuentra.

• Importa los días ocupados automáticamente. Cada bloque del calendario de Booking.com se convierte en una reserva en tu panel, con sus fechas de entrada y salida.
• Se sincroniza sola cada hora. No tienes que hacer nada; también puedes lanzar una sincronización manual cuando quieras con el botón Sincronizar ahora.
• Funciona con varios canales. Además de Booking.com, puedes conectar Airbnb, Vrbo u otro canal que publique un calendario iCal.

Hay dos limitaciones importantes que conviene entender desde el principio, y las dos vienen de Booking.com, no de HazCheckin.

El calendario de Booking.com envía días ocupados, no reservas. A diferencia de Airbnb, que publica una entrada por reserva, Booking.com publica un único evento «cerrado» por cada tramo de días seguidos sin disponibilidad. Eso tiene dos consecuencias:

• No distingue una reserva de un bloqueo. Un tramo que tú cerraste a mano en la extranet llega exactamente igual que una reserva pagada.
• Agrupa las estancias seguidas en un solo bloque. Si tienes una reserva del 6 al 8 y otra del 8 al 12, Booking.com envía un único bloque del 6 al 12. En un alojamiento con entradas y salidas casi diarias, un bloque puede esconder diez huéspedes distintos.

Por eso cada bloque importado de Booking.com llega pendiente de tu revisión, y en el panel puedes confirmarlo como reserva, dividirlo en estancias o descartarlo como bloqueo. Lo vemos en detalle más abajo.

Los feeds iCal de Booking.com no incluyen los datos de contacto ni la identidad del huésped. Booking.com solo comparte las fechas. Por eso cada reserva importada se crea con un huésped provisional, y la identidad real (nombre, documento, firma) se captura cuando el huésped completa el check-in online desde el enlace que le envías. Ese mismo check-in es el que alimenta el envío automático del parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES.

Si tu alojamiento tiene muchas reservas cortas y seguidas, la conexión por calendario se te quedará corta: cada bloque te pedirá que lo dividas. En ese caso te recomendamos conectar tu PMS (Guesty, Lodgify, Cloudbeds, Smoobu, Hostaway, Mews o Amenitiz), que envía cada reserva por separado y con los datos del huésped. No tiene coste de integración por nuestra parte.

Antes de empezar

Necesitas dos cosas:

• Tu alojamiento ya dado de alta como propiedad en HazCheckin. Si aún no lo tienes, créalo primero (puedes importarlo desde tu anuncio de Booking.com para rellenar nombre, fotos y datos en un clic).
• Acceso a la extranet de Booking.com (admin.booking.com), donde vas a exportar la URL del calendario.

Paso 1: exporta la URL del calendario en la extranet de Booking.com

Booking.com publica el calendario de cada alojamiento como un enlace que termina en .ics. Para obtenerlo:

1. Entra en la extranet de Booking.com con tu usuario.
2. Ve a Tarifas y disponibilidad y abre Sincronizar calendarios (o Calendarios sincronizados).
3. Selecciona la habitación o unidad que quieres conectar.
4. En la sección Exportar calendario, Booking.com te muestra una URL que acaba en .ics. Cópiala al portapapeles.

Esa URL es el feed que HazCheckin va a leer. Si tienes varias habitaciones o unidades, cada una tiene su propia URL de calendario: cópialas por separado.

La sincronización por iCal está disponible para apartamentos y alojamientos independientes. Si no ves la opción de exportar calendario en tu extranet, es posible que el tipo de alojamiento no la admita; en ese caso, las reservas deberás gestionarlas manualmente.

Paso 2: abre las integraciones de calendario en HazCheckin

1. En tu panel de HazCheckin, ve a Propiedades y abre la propiedad correspondiente.
2. En la pantalla de edición, pulsa el botón Integraciones de calendario (arriba a la derecha).

Llegarás a la pantalla Integraciones de calendario, donde se gestionan todos los feeds de esa propiedad.

Paso 3: añade el feed de Booking.com

En la sección Añadir un nuevo feed:

1. En Canal, selecciona Booking.com. Verás un aviso recordándote que Booking.com envía días ocupados y agrupa las estancias seguidas.
2. En URL del iCal, pega la URL .ics que copiaste de la extranet.
3. Opcionalmente, escribe una etiqueta para identificarlo (por ejemplo, «Booking habitación doble»). Es útil si vas a conectar varios feeds.
4. Pulsa Añadir feed.

La primera sincronización se ejecuta automáticamente al añadir el feed. A partir de ahí, HazCheckin vuelve a leer el calendario cada hora. En la lista de Feeds conectados verás, para cada uno, la última sincronización, cuántos bloques se importaron y si hubo algún error. Cuando quieras forzar una actualización inmediata, usa Sincronizar ahora.

Paso 4: revisa cada bloque importado

Cada bloque nuevo del calendario de Booking.com aparece en Reservas como una reserva en estado pendiente, con un huésped provisional y un aviso en amarillo: «¿Es una reserva real?». Ahí tienes tres opciones, y conviene elegir la correcta antes de enviar ningún enlace de check-in:

• Es una reserva real. El bloque corresponde a una única estancia con esas fechas. La reserva sigue su ciclo normal: enlace de check-in, captura de documento y parte de viajeros.
• Dividir en estancias. El bloque agrupa varias estancias seguidas. Al pulsarlo verás una lista con cada noche del bloque y un interruptor por noche que significa «ese día entra un huésped nuevo». Por defecto están todas activadas, es decir, una estancia por noche; desactiva las noches en las que el mismo huésped se queda para agrupar. Al confirmar, la reserva original se queda con la primera estancia y HazCheckin crea una reserva nueva por cada una de las demás, cada una con su propio huésped provisional y su propio enlace de check-in.
• Es un bloqueo del calendario. Son fechas que cerraste tú en la extranet, sin huésped. La reserva se cancela sin avisos y no cuenta para el check-in ni para SES.HOSPEDAJES.

Mientras un bloque está pendiente de revisión no bloquea el calendario de la propiedad: si prefieres crear las reservas reales a mano desde Nueva reserva, puedes hacerlo aunque solapen con él, y después marcar el bloque como bloqueo.

En la vista de calendario de Reservas verás cada bloque y cada estancia como una barra por propiedad; los bloques pendientes de revisar llevan un icono de interrogación para que los localices de un vistazo.

Qué pasa con cada reserva confirmada

Una vez confirmada o dividida, cada reserva se comporta como cualquier otra en tu panel:

• Tiene sus fechas de entrada y salida y el canal Booking.com.
• Puedes enviar al huésped su enlace de check-in online; cuando lo completa, se registran sus datos y su firma, y HazCheckin gestiona el envío del parte de viajeros al Ministerio dentro de plazo. Este envío también puede automatizarse: añade el enlace de check-in de la propiedad a las plantillas de mensajes de Booking.com y cada huésped lo recibirá solo.

Cambios de fechas, modificaciones y cancelaciones

Booking.com regenera el bloque cada vez que algo cambia dentro de él: una noche más, una salida anticipada, una cancelación. HazCheckin lo detecta en la siguiente sincronización y actúa con prudencia:

• Si el bloque sigue pendiente o confirmado y solo cambian las fechas, las nuevas fechas se aplican automáticamente.
• Si ya habías avanzado esa reserva (el huésped hizo el check-in o ya enviaste sus datos), HazCheckin no la cambia sin tu permiso. El cambio aparece en la sección Cambios pendientes de revisar, donde eliges Aceptar fechas o Mantener las mías.
• Si habías dividido el bloque o corregido sus fechas a mano, el feed deja de mandar sobre esas reservas: tus estancias se conservan tal cual y HazCheckin no vuelve a importar el bloque mientras tus reservas cubran esas noches.
• Si un bloque cambia tanto que Booking.com lo publica como uno nuevo, te aparecerá otra reserva pendiente de revisión con las fechas nuevas. Revísala y marca la antigua como bloqueo si ya no corresponde.
• Las cancelaciones no se aplican solas. Como el calendario no distingue una cancelación de una modificación, HazCheckin nunca cancela una reserva de Booking.com por su cuenta. Si un huésped cancela, la reserva sigue en tu panel hasta que la canceles tú.

Evita overbooking: exporta también tu calendario

En la misma pantalla tienes la Exportación de calendario: HazCheckin puede publicar las fechas reservadas de esta propiedad como una URL privada que puedes pegar de vuelta en Booking.com (en la misma sección de Sincronizar calendarios de la extranet, importando un calendario externo). Así, una reserva que entre por un canal bloquea automáticamente esas fechas en los demás y evitas dobles reservas. Actívala y copia la URL desde la sección Exportación de calendario.

Conecta el resto de tus canales

El proceso es idéntico para los demás portales. Repite el Paso 3 seleccionando el canal que corresponda:

• Airbnb — copia el enlace de exportación del calendario de tu anuncio y añádelo con el canal Airbnb. Airbnb sí publica una entrada por reserva, así que no necesitas el paso de revisión. Tienes el detalle en la guía de Airbnb.
• Vrbo — copia su enlace de calendario y añádelo con el canal Vrbo.
• Otro — cualquier canal que ofrezca un feed iCal.

Cada propiedad suele tener un feed por canal.

Errores habituales y cómo resolverlos

• «Introduce una URL http(s) válida». Asegúrate de pegar el enlace completo que empieza por https:// y termina en .ics. Copia y pega directamente desde la extranet para no perder ningún carácter.
• No aparece ningún bloque tras conectar. Comprueba que el feed esté activo y pulsa Sincronizar ahora. Si el calendario de Booking.com está vacío para las próximas semanas, tampoco habrá nada que importar.
• Me aparece una reserva de muchas noches que en realidad son varios huéspedes. Es el comportamiento normal de Booking.com: agrupa las estancias seguidas. Abre la reserva y usa Dividir en estancias.
• Me aparecen como reservas fechas que yo cerré a mano. También es normal: el calendario no distingue reservas de bloqueos. Márcalas como bloqueo del calendario.
• La última sincronización muestra un error. Vuelve a la extranet, genera de nuevo la URL de Exportar calendario y actualiza el feed: los enlaces de calendario pueden caducar o cambiar.
• Faltan los datos del huésped. Es lo esperado: el feed de Booking.com no los trae. Se completan cuando el huésped hace el check-in online.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto se actualiza el calendario?

De forma automática cada hora. Además, puedes lanzar una sincronización manual en cualquier momento con Sincronizar ahora.

¿Por qué HazCheckin me pregunta si es una reserva real?

Porque el calendario de Booking.com publica los días ocupados sin decir si detrás hay una reserva, varias estancias seguidas o un bloqueo manual. Solo tú lo sabes, y con un clic dejas claro qué es cada bloque.

¿Por qué una reserva importada agrupa varias estancias?

Porque Booking.com funde en un único evento todas las noches seguidas sin disponibilidad. Usa Dividir en estancias para crear una reserva por huésped; cada una tendrá su propio enlace de check-in y su propio parte de viajeros.

¿Por qué la reserva importada no trae el nombre del huésped?

Porque el calendario de Booking.com solo comparte las fechas, no la identidad. HazCheckin crea un huésped provisional y la identidad real se captura cuando el huésped completa el check-in online.

¿Puedo conectar varias habitaciones o unidades?

Sí. Cada habitación o unidad tiene su propia URL de calendario; añade un feed por cada una en la propiedad correspondiente.

¿La conexión evita las dobles reservas?

La importación trae a HazCheckin lo ocupado en Booking.com. Para bloquear esas fechas también en otros canales, activa la Exportación de calendario y pega esa URL en el resto de portales.

¿Qué pasa si se cancela una reserva en Booking.com?

Nada automático. El calendario no avisa de las cancelaciones, solo deja de mostrar esas fechas, y eso mismo ocurre cuando una reserva se modifica. Para no cancelar reservas vivas por error, HazCheckin nunca cancela por su cuenta lo que viene de Booking.com: cancela tú la reserva desde el panel cuando lo confirmes.

¿Cuándo me conviene conectar el PMS en vez del calendario?

Cuando tengas muchas reservas cortas y seguidas, o quieras que el enlace de check-in salga solo sin pasar por la revisión de bloques. La conexión con tu PMS trae cada reserva por separado y con los datos de contacto del huésped, y no tiene coste de integración por nuestra parte.