Cómo enviar el enlace de check-in automáticamente con las plantillas de mensajes de Booking.com

Booking.com no comparte el email real de tus huéspedes, así que no puedes escribirles directamente para enviarles el check-in online. La solución está en la propia extranet: las plantillas de mensajes permiten programar un mensaje automático para cada reserva, y el enlace de check-in de la propiedad de HazCheckin es un enlace fijo que sirve para todas las reservas de ese alojamiento. Combínalos una vez y olvídate: cada huésped recibirá su check-in online en el momento que elijas, sin mover un dedo.

Cómo funciona

El enlace de check-in de la propiedad es una URL única y estable por alojamiento. Cuando un huésped la abre, introduce las fechas de su estancia, HazCheckin localiza su reserva y continúa el check-in de siempre: datos, documento y firma. Como el enlace no cambia entre reservas, puedes pegarlo en una plantilla de Booking.com y programarla para que se envíe sola, por ejemplo, unos días antes de la llegada.

• Un solo enlace por propiedad. No hay que generar ni copiar nada por cada reserva.
• Booking.com lo envía por ti. La plantilla programada llega al huésped por el chat y el email de Booking.com, en la etapa de la reserva que elijas.
• Si no encontramos la reserva, te avisamos. Cuando un huésped completa sus fechas y no hay ninguna reserva que coincida, recibirás una notificación para crearla con un clic.

Antes de empezar

Necesitas dos cosas:

• El enlace de check-in de la propiedad activado en HazCheckin (lo vemos en el paso 1).
• Una cuenta de la extranet de Booking.com con derechos de administración: solo los usuarios administradores pueden crear o editar plantillas.

Paso 1: copia el enlace de check-in de tu propiedad

1. En tu panel de HazCheckin, ve a Propiedades y abre la propiedad correspondiente.
2. Baja hasta la sección Enlace de check-in de la propiedad y activa el interruptor Activar enlace si aún no lo está.
3. Copia la URL que aparece (algo como https://guest.hazcheckin.com/p/…) con el botón de compartir o seleccionándola directamente.

Este es el enlace que vas a pegar en la plantilla. La propiedad debe estar activa para poder activarlo.

En esa misma tarjeta tienes una plantilla lista para copiar, con una pestaña por canal: la de Booking.com incluye el mensaje redactado y el enlace con los marcadores de fecha ya puestos (los del paso de más abajo). Copiarla te ahorra escribir el mensaje desde cero.

Paso 2: añade la URL a la lista de enlaces permitidos de Booking.com

Booking.com filtra los enlaces que se comparten en los mensajes por seguridad. Para que tu enlace de check-in llegue siempre al huésped:

1. Entra en la extranet de Booking.com con tu usuario administrador.
2. Ve a la pestaña Establecimiento y selecciona Preferencias de mensajes.
3. Abre los Ajustes de seguridad y añade la URL del enlace de check-in a la lista de enlaces permitidos (lista blanca).

Paso 3: crea la plantilla con el enlace de check-in

1. En la extranet, ve a Establecimiento → Preferencias de mensajes (en la app Pulse: Más → Preferencias de mensajes).
2. Selecciona la pestaña Plantillas de mensajes y haz clic en Crear nueva plantilla.
3. Escribe el mensaje e incluye el enlace de check-in como texto. Puedes usar los bloques y marcadores de Booking.com para que el nombre del huésped, el alojamiento o la hora de entrada se rellenen solos.
4. Confirma el idioma de la plantilla y, si quieres, adjunta imágenes.
5. Haz clic en Continuar, escribe el Nombre de la plantilla, elige un Tema de la plantilla y pulsa Guardar plantilla.

Tienes el detalle oficial de plantillas, programador y respuestas automáticas en la ayuda para partners de Booking.com.

Un ejemplo de mensaje que puedes adaptar:

¡Gracias por tu reserva! Para agilizar tu llegada, completa el check-in online antes de tu entrada; solo te llevará un par de minutos. Abre este enlace, introduce las fechas de tu estancia y sigue los pasos desde el móvil: https://guest.hazcheckin.com/p/… ¡Te esperamos!

Dos detalles importantes:

• No adjuntes el código QR. Booking.com no permite guardar plantillas con un QR adjunto; pega siempre el enlace como texto. El QR descargable de HazCheckin está pensado para imprimirlo en recepción o en el alojamiento.
• Crea la plantilla en varios idiomas usando el mismo nombre para cada versión: Booking.com enviará automáticamente la del idioma preferido del huésped y, si no existe, usará la del idioma predeterminado (Booking.com recomienda que sea el inglés, salvo que casi toda tu clientela hable otro idioma). El check-in de HazCheckin ya se adapta solo al idioma del huésped.

Paso 4: programa el envío automático

1. En Establecimiento → Preferencias de mensajes, ve a la pestaña Programador de plantillas y haz clic en Programar plantilla.
2. Selecciona cuándo quieres enviarla. Booking.com permite programarla en estas etapas: cuando la persona hace la reserva, una semana antes de la llegada, tres días antes, un día antes, el día de llegada o un día antes de la salida.
3. Elige tu plantilla en el desplegable, revisa la vista previa y pulsa Añadir a la agenda.

Para el check-in online, lo que mejor funciona es programarla cuando la persona hace la reserva y repetirla tres días antes de la llegada como recordatorio para quien aún no lo haya completado. Los mensajes enviados aparecen en tu bandeja de entrada de la extranet y de Pulse, así que siempre puedes comprobar que salieron.

Sáltate también el paso de fechas con los marcadores de Booking.com

El enlace de check-in acepta las fechas de la estancia como parámetros (?checkin=…&checkout=…). Cuando llegan fechas válidas, HazCheckin busca la reserva automáticamente y el huésped entra directo a su check-in, sin pasar por el calendario.

El editor de plantillas de Booking.com incluye marcadores de fecha de check-in y fecha de check-out (junto a los de nombre del huésped, alojamiento, noches…). Para combinarlos con el enlace:

1. En el cuerpo de la plantilla, escribe la URL de tu enlace seguida de ?checkin=.
2. Con el cursor justo después del =, pulsa el marcador de fecha de check-in para insertarlo ahí.
3. Escribe &checkout= a continuación y, de nuevo con el cursor tras el =, inserta el marcador de fecha de check-out.

En el editor, el resultado se parece a https://guest.hazcheckin.com/p/…?checkin=[CHECKIN_DATE]&checkout=[CHECKOUT_DATE], y al enviarse Booking.com sustituye cada marcador por las fechas reales de la reserva. [CHECKIN_DATE] y [CHECKOUT_DATE] son los tokens literales del editor de Booking.com — la plantilla lista para copiar de tu panel ya los trae puestos, así que normalmente basta con pegarla; comprueba al guardar que el editor los reconoce como marcadores (si tu extranet usa otros nombres, insértalos con los botones). HazCheckin entiende la fecha en prácticamente cualquier formato que Booking.com pueda emitir: numérico (2026-08-24, 24/08/2026) o con el mes escrito («24 de agosto de 2026», «Aug 24, 2026»…) en los principales idiomas.

Booking.com no documenta el formato exacto con el que sustituye estos marcadores en cada idioma, así que haz una prueba con una reserva real antes de darlo por definitivo. No hay riesgo en intentarlo: si la fecha llega en un formato irreconocible —o el marcador no se llega a sustituir—, el enlace sigue funcionando igual y el huésped simplemente ve el calendario de siempre.

Qué verá el huésped

Cuando el huésped abra el enlace, verá la página de check-in de tu propiedad, con tu logo y tus colores si los has configurado. Introducirá sus fechas de estancia, HazCheckin localizará su reserva y completará el check-in habitual: datos personales, documento de identidad y firma. Con eso, HazCheckin se encarga del parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES dentro de plazo.

Si introduce unas fechas sin reserva coincidente (por ejemplo, porque la reserva aún no se ha importado), no se pierde nada: recibirás una notificación con sus datos para crear la reserva con un clic.

Combínalo con la importación de calendario

Esta plantilla es el complemento perfecto de la sincronización del calendario de Booking.com por iCal: el calendario trae las reservas a tu panel automáticamente (solo con fechas, porque Booking.com no comparte la identidad del huésped) y la plantilla se encarga de que cada huésped reciba el enlace y complete sus datos reales. Entre las dos, el ciclo queda cerrado sin trabajo manual: la reserva entra sola y el check-in llega solo.

Preguntas frecuentes

¿En qué momento conviene programar el envío?

Nuestra recomendación es doble: al hacer la reserva (el huésped tiene el trámite fresco y lo resuelve al momento) y un recordatorio tres días antes de la llegada. Evita dejarlo solo para el día de llegada: cuanto antes complete el check-in, antes tendrás sus datos.

¿Puedo usar el mismo enlace en Airbnb u otros canales?

Sí. El enlace de check-in de la propiedad no depende del canal: sirve para cualquier reserva de ese alojamiento. Para Airbnb tienes su propia guía con los mensajes programados de Airbnb; también puedes añadirlo a tu web o a un email propio.

¿Puedo añadir las fechas de entrada y salida al enlace?

Sí. El enlace acepta los parámetros checkin y checkout y, con fechas válidas, el huésped se salta el paso del calendario: buscamos su reserva automáticamente y entra directo a su check-in. En Booking.com se rellenan con los marcadores de fecha del editor de plantillas, como explicamos más arriba. En tu PMS o en tus propios emails, usa sus variables de fecha: https://guest.hazcheckin.com/p/…?checkin=2026-08-20&checkout=2026-08-25 (el formato AAAA-MM-DD es el más seguro, aunque también entendemos 24/08/2026, «24 de agosto de 2026» y similares). Y si alguna fecha llega con un formato no válido, no pasa nada: se muestra el calendario para rellenarlo a mano.

¿Por qué no puedo adjuntar el QR a la plantilla?

Es una limitación de Booking.com: no deja guardar plantillas de mensajes con un código QR adjunto. Pega el enlace como texto en la plantilla y reserva el QR para recepción o para imprimirlo en el alojamiento.

¿Funciona con las reservas importadas por iCal?

Sí, y es el caso ideal. Las reservas importadas del calendario llegan con un huésped provisional; cuando el huésped completa el check-in desde el enlace de la plantilla, su identidad real (nombre, documento, firma) queda registrada en esa misma reserva.

¿Y si el huésped no completa el check-in?

Programa el recordatorio de tres días antes de la llegada y, si sigue pendiente, escríbele directamente desde la bandeja de entrada de la extranet reutilizando la misma plantilla. También puedes enviarle el enlace individual de su reserva desde tu panel de HazCheckin.