Check-in online: come funziona in appartamenti e hotel

Il check-in online permette all’ospite di compilare i dati del soggiorno dal telefono prima di arrivare. La struttura controlla la registrazione e gestisce la comunicazione alla Questura senza ritrascrivere le stesse informazioni alla reception.

Serve sia a un appartamento senza reception sia a un hotel con più arrivi in contemporanea. Completare la registrazione non equivale ad aprire la porta: la consegna delle chiavi, il codice di accesso e la verifica dell’arrivo devono far parte della tua operatività.

Come funziona il check-in online, passo dopo passo

1. Crea la proprietà e la prenotazione. Associa correttamente la struttura e le date. Se colleghi un calendario iCal, controlla i blocchi importati: un calendario di disponibilità non sempre include i dati di contatto dell’ospite.
2. Condividi il link di check-in. Puoi inserirlo nei messaggi di prenotazione. Queste guide spiegano come preparare i modelli di messaggio di Booking e come sincronizzare il calendario di Airbnb.
3. L’ospite compila i suoi dati. Il modulo deve spiegare quali informazioni vengono richieste e perché. Prevedi anche l’inserimento degli accompagnatori e un’alternativa per chi ha bisogno di aiuto.
4. Controlla ciò che manca. Prima dell’arrivo, verifica che la prenotazione e i suoi ospiti siano completi. Un modulo inviato non garantisce da solo che tutti i dati siano corretti.
5. Gestisci le schedine e l’arrivo. Conferma l’arrivo e l’identità, controlla lo stato della comunicazione ad Alloggiati Web e le eventuali anomalie. Organizza poi la consegna delle chiavi o le istruzioni di accesso secondo la tua procedura.

Puoi vedere tutte le funzioni nella pagina delle funzionalità di HazCheckin.

Appartamenti turistici: preparare l’arrivo senza reception

In un appartamento, la sfida abituale è coordinare a distanza date, ospiti e istruzioni di ingresso. Collega ogni prenotazione all’unità corretta e usa un link che l’ospite possa ritrovare facilmente.

Esempio di operatività: hai due appartamenti con arrivi il venerdì. Il giovedì controlli quali ospiti hanno completato i dati e contatti chi è ancora in sospeso. Il venerdì confermi gli arrivi e invii le istruzioni di accesso. È un esempio di organizzazione, non una promessa di automazione delle serrature.

Consulta il check-in online per appartamenti turistici per vedere le funzioni di gestione per proprietà.

Hotel: anticipare la registrazione e gestire le eccezioni

In un hotel, il check-in online aiuta a preparare gli arrivi prima del turno di reception. Il team può dedicare l’incontro di persona a risolvere problemi, confermare il soggiorno e consegnare le chiavi.

Definisci chi controlla le registrazioni incomplete e come gestire una famiglia che non ha compilato il modulo. Lo strumento deve integrarsi con il PMS e con la reception fisica. Guarda le integrazioni disponibili e la soluzione di check-in online per hotel.

Schedina alloggiati e protezione dei dati in Italia

La comunicazione degli ospiti alla Questura è un obbligo distinto dalla scelta di un modulo online. L’art. 109 del TULPS, attuato dal Decreto del Ministero dell’Interno 7 gennaio 2013 e aggiornato dal Decreto 16 settembre 2021, stabilisce quali dati trasmettere e i tempi: entro le 24 ore successive all’arrivo, o entro 6 ore per soggiorni non superiori a 24 ore. Il canale è il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, con le credenziali rilasciate dalla Questura della tua provincia. Non confondere l’invio del modulo da parte dell’ospite con la trasmissione della schedina: la struttura deve prima verificare l’identità di persona, confrontando l’ospite con il documento, e solo dopo trasmettere.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che l’obbligo di comunicazione alla Questura non giustifica l’archiviazione di copie dei documenti: una volta disponibile la ricevuta della comunicazione, i dati trasmessi per quella finalità e le copie strumentali vanno cancellati. Raccogliere i campi necessari e verificare l’identità non autorizza a conservare una copia integrale per impostazione predefinita. Controlla cosa raccoglie il tuo modulo, chi può accedervi e per quanto tempo viene conservato ogni tipo di dato.

Per configurare le credenziali e il web service, consulta la guida ad Alloggiati Web.

Domande frequenti

Il check-in via internet è obbligatorio?

L’obbligo di comunicare gli ospiti alla Questura non impone, di per sé, che l’ospite usi un modulo online. Mantieni un’opzione di assistenza per chi non riesce a completarlo a distanza.

L’ospite ha bisogno di un’app?

Il link di HazCheckin si apre nel browser del telefono. L’ospite non deve installare nessuna applicazione per completare il check-in.

Sostituisce il PMS o una serratura smart?

Sono funzioni diverse. Il check-in raccoglie e organizza la registrazione; il PMS gestisce le altre operazioni della struttura e il sistema di accesso controlla l’ingresso. Verifica le integrazioni e i passaggi che il tuo team continuerà a fare.

Come confronto il costo?

Confronta il numero di proprietà, le funzioni e le condizioni del piano. Puoi consultare i piani e prezzi attuali e provare il flusso con una prenotazione prima di estenderlo a tutta la tua operatività.