Un ospite ha distrutto l'appartamento e ha dato dati falsi: perché il check-in online deve verificare l'identità

Un host ci ha raccontato di recente qualcosa che nessun proprietario vorrebbe vivere. Un ospite gli ha lasciato l’appartamento distrutto. Ha scattato le foto, ha calcolato i danni ed è andato dalla polizia a sporgere denuncia. Lì ha scoperto che il nome, il numero di documento e l’indirizzo di quell’ospite erano falsi.

Aveva un check-in online, ma il suo PMS offriva solo un modulo. L’ospite ha scritto quello che voleva, il sistema l’ha accettato e nessuno ha verificato che quei dati esistessero né che fossero suoi. Quando è servito sapere chi fosse quella persona, non c’era modo di scoprirlo.

Un modulo controlla il formato, non l’identità

Un modulo di check-in verifica che il numero del documento abbia la lunghezza giusta, che la data sia una data e che l’email contenga una chiocciola. Non può sapere se quel documento appartiene a chi lo digita, né se esiste davvero.

Per chi arriva con buone intenzioni non cambia nulla. Per chi sa già che creerà problemi, un modulo è un invito: basta inventarsi un nome o copiare quello di un altro. E l’host finisce per consegnare alla polizia dati che non portano a nessuno.

Anche la schedina inviata alle autorità nasce da quegli stessi dati. Se sono falsi, l’host ha fatto l’adempimento con informazioni che non servono a niente.

Cosa sarebbe cambiato con documento e selfie

Con il check-in online di HazCheckin, l’ospite non digita i suoi dati. Li fornisce il documento e li conferma il suo volto:

1. Scansione del documento. L’ospite fotografa la carta d’identità o il passaporto e i dati vengono letti direttamente dal documento. Nessuno li digita, quindi nessuno può inventarli.
2. Selfie con rilevamento della vitalità. L’ospite si scatta un selfie e il sistema verifica che davanti alla fotocamera ci sia una persona reale, non una foto stampata o uno schermo. Ne parliamo in dettaglio in verifica dell’identità e liveness.
3. Confronto facciale. Il volto del selfie viene confrontato con la foto del documento. Se non corrispondono, l’host lo vede nella dashboard, nella scheda della prenotazione, prima che l’ospite arrivi.

Il risultato è semplice: i dati che hai appartengono a chi dormirà nel tuo appartamento. Se qualcosa va storto, la denuncia riporta un nome e un documento reali, verificati e associati a quella persona.

L’effetto migliore è quello che non si vede

La cosa più utile della verifica non succede dopo i danni, ma prima della prenotazione. Chi pensa di usare un appartamento per una festa o sa che non rispetterà la casa cerca l’alloggio dove nessuno gli chiede davvero di identificarsi. Quando il check-in richiede documento e selfie, molti di questi ospiti non lo completano.

Per tutti gli altri cambia poco. Scansionare il documento e scattare un selfie richiede meno tempo che compilare un modulo a mano, e si fa dal telefono prima dell’arrivo.

È legale chiedere un selfie all’ospite?

Sì, se lo si fa correttamente. L’immagine del volto usata per verificare l’identità è un dato biometrico, una categoria particolare secondo il GDPR. Il suo trattamento è consentito con il consenso esplicito dell’interessato (articolo 9, paragrafo 2, lettera a, del GDPR) e con garanzie adeguate. Ecco come lo applichiamo in HazCheckin:

• Consenso esplicito e informato. Prima di iniziare, l’ospite vede a cosa servono il documento e il volto e spunta una casella per dare il consenso. Senza, non viene trattato nulla.
• Finalità limitata. Il selfie serve a verificare che il titolare del documento sia chi fa il check-in. Non viene usato per altro.
• Dati in Europa. Il confronto facciale viene elaborato su server nell’Unione Europea.
• Cancellazione automatica. Documenti e selfie vengono eliminati automaticamente alla fine del periodo di conservazione, senza che l’host debba ricordarsene.
• Niente fotocopie sparse. Non è come fotocopiare il documento alla reception e tenerlo in un cassetto, una pratica che il Garante privacy ha già sanzionato. Ne parliamo in copia dei documenti d’identità in hotel.

Perché il consenso sia libero, è bene che l’ospite che non vuole scattare il selfie abbia un’alternativa, come identificarsi di persona all’arrivo. La verifica facciale è facoltativa per ogni struttura: sei tu a decidere dove attivarla.

Cosa la verifica non fa (e cosa fa)

La verifica dell’identità non impedisce a un ospite di rompere qualcosa. Fa sì che, se succede, tu sappia chi è stato e possa rivalerti. Insieme al contratto che l’ospite firma durante il check-in e a un deposito cauzionale, smette di essere una formalità e diventa la protezione che l’host di questa storia non aveva.

Se oggi il tuo check-in online è solo un modulo, chiediti cosa faresti con quei dati il giorno in cui ti servono davvero. In HazCheckin la scansione del documento, il selfie e la schedina per le autorità sono un unico processo. Scopri come funziona sulla piattaforma.