HazCheckin arriva in Italia: schedine alloggiati inviate in automatico ad Alloggiati Web

Fino a oggi, se la tua struttura era in Italia, HazCheckin non faceva per te. Il motivo è semplice: in Italia gli ospiti si comunicano alla Questura attraverso Alloggiati Web, il portale della Polizia di Stato, con un tracciato tutto suo e un servizio web che richiede credenziali dedicate.

Da oggi cambia. HazCheckin supporta la schedina alloggiati e la trasmette ad Alloggiati Web. Hotel, B&B, affittacamere, agriturismi, campeggi e case vacanze possono attivare la propria struttura, offrire agli ospiti il check-in online dal telefono e lasciare che le schedine partano da sole, con la ricevuta archiviata senza che tu debba scaricarla.

Cosa chiede la legge

L’obbligo nasce dall’art. 109 del TULPS: chi dà alloggio — strutture ricettive alberghiere ed extra-alberghiere, e chi affitta immobili per periodi inferiori a 30 giorni — deve comunicare le generalità degli ospiti alla Questura territorialmente competente. Il canale è Alloggiati Web; le credenziali le rilascia la Questura della provincia in cui si trova la struttura.

I tempi sono stretti:

• entro le 24 ore successive all’arrivo;
• entro le 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore.

La comunicazione va fatta per ogni arrivo, ospite per ospite: tipo ospite (singolo, capo famiglia, capo gruppo, familiare, membro gruppo), data di arrivo e giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza e, per capo famiglia, capo gruppo e ospiti singoli, tipo, numero e luogo di rilascio del documento. I minori si comunicano con i propri dati.

C’è poi un punto che spesso si sottovaluta. Il Consiglio di Stato (sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025) ha chiarito che la struttura deve verificare l’identità dell’ospite di persona, confrontando la persona con il documento: un modulo online o una foto inviata in anticipo, da soli, non bastano. Qualsiasi automazione seria deve tenerne conto.

Infine la ricevuta: Alloggiati Web rilascia ogni giorno un PDF delle schedine trasmesse, scaricabile dal giorno successivo e per 30 giorni. Va conservata per 5 anni. Per l’omessa o tardiva comunicazione si applica l’art. 17 TULPS.

Come funziona in HazCheckin

1. L’ospite fa il check-in prima di arrivare. Riceve il link via email, WhatsApp o QR e compila tutto dal telefono, in 7 lingue: scansione del documento con OCR, selfie opzionale con liveness, firma elettronica e i campi che la schedina richiede (luogo di nascita, luogo di rilascio, tipo di documento, tipo ospite per famiglie e gruppi). Tu vedi la prenotazione nella scheda «Alloggiati Web — Polizia di Stato» con stato «In attesa dell’arrivo».

2. Tu confermi arrivo e identità con un clic. Quando l’ospite si presenta, confronti la persona con il documento e premi Conferma arrivo e identità dalla dashboard o dall’app. È il passaggio che rispetta la sentenza del Consiglio di Stato: HazCheckin non invia nulla prima della tua conferma.

3. Le schedine partono da sole. Con le credenziali del web service della tua struttura eseguiamo prima l’operazione Test, che verifica ogni schedina sul portale, e poi Send, che la trasmette. Il risultato è per ogni ospite: se una schedina viene accettata e un’altra no, lo vedi subito e sai quale correggere. Se manca qualcosa — ad esempio un dato ancora incompleto o il portale non risponde — ritentiamo automaticamente ogni ora e ti avvisiamo via email e notifica. Puoi anche forzare l’invio con Invia schede ora.

4. La ricevuta si archivia da sola. Il giorno successivo scarichiamo la ricevuta giornaliera in PDF e la conserviamo per i 5 anni richiesti, consultabile dalla dashboard in qualsiasi momento.

5. I dati personali si cancellano. Una volta archiviata la ricevuta, i dati raccolti per la comunicazione alla Questura vengono cancellati. È quanto chiede il Garante per la protezione dei dati personali nella nota del 29 aprile 2026: la comunicazione di polizia non giustifica l’archiviazione di copie dei documenti, e la base giuridica è l’obbligo di legge, non il consenso. HazCheckin opera come responsabile del trattamento per conto della tua struttura.

Come attivarlo

Ti servono le credenziali di Alloggiati Web: utente e password rilasciati dalla Questura e la chiave WSKEY, che generi tu dal portale nel menu utente → «Chiave Web Service». Se non l’hai mai fatto, abbiamo scritto una guida alle credenziali e alla chiave web service.

Poi, in HazCheckin:

1. Vai su Proprietà → Modifica → «Informazioni legali».
2. Imposta il paese su Italia.
3. Inserisci Utente, Password, WSKEY e, se la Questura te lo ha assegnato, l’ID appartamento.
4. Salva. Da quel momento ogni prenotazione mostra la scheda Alloggiati Web e le schedine seguono il flusso descritto sopra.

Le prenotazioni possono arrivare dal calendario iCal di Airbnb e Booking o da uno dei connettori PMS (Guesty, Lodgify, Cloudbeds, Smoobu, Hostaway, Mews, Amenitiz). Se preferisci, attivi il link di check-in della proprietà con QR e lo lasci in struttura.

Domande frequenti

Devo comunicare la prenotazione prima dell’arrivo? No. La schedina si trasmette dopo l’arrivo, entro 24 ore (o 6 ore per soggiorni brevissimi). Per questo HazCheckin invia solo dopo la tua conferma.

E se l’ospite non ha fatto il check-in online? Il link resta valido: può compilarlo all’arrivo dal suo telefono, o dal QR della struttura, e tu confermi subito dopo. La schedina parte lo stesso entro i termini.

Chi conserva la ricevuta? HazCheckin la scarica e la archivia per 5 anni. Resta comunque disponibile sul portale per 30 giorni, se vuoi scaricarla anche tu.

HazCheckin gestisce anche CIN, imposta di soggiorno e statistiche regionali? No. Questi adempimenti restano a carico tuo; noi ci occupiamo della comunicazione alla Questura e dei documenti firmati nel check-in.

Ho strutture anche in Spagna? Funziona anche lì, con il canale previsto per ciascuna struttura: un solo pannello, nessuna decisione manuale.

Hai una struttura in Italia? Leggi la guida completa ad Alloggiati Web con la registrazione in Questura passo per passo e prova HazCheckin gratis per 15 giorni: ti bastano le credenziali del web service. Per qualsiasi dubbio sulle regole della tua provincia, verifica con la Questura o con il tuo consulente.