Check-in online: cómo funciona en apartamentos y hoteles

El check-in online permite que el huésped complete los datos de su estancia desde el móvil antes de llegar. El alojamiento revisa el registro y gestiona las comunicaciones correspondientes sin volver a transcribir la misma información en recepción.

Sirve tanto para un apartamento sin recepción como para un hotel con varias llegadas simultáneas. Completar el registro no equivale a abrir la puerta: la entrega de llaves, el código de acceso y la comprobación final de la llegada deben formar parte de tu operativa.

Cómo funciona el check-in online, paso a paso

1. Crea la propiedad y la reserva. Asocia correctamente el alojamiento y las fechas. Si conectas un calendario iCal, revisa los bloques importados: un calendario de disponibilidad no siempre incluye los datos de contacto del huésped.
2. Comparte el enlace de check-in. Puedes incorporarlo a tus mensajes de reserva. Estas guías explican cómo preparar las plantillas de Booking y cómo sincronizar el calendario de Airbnb.
3. El huésped completa sus datos. El formulario debe explicar qué información se solicita y para qué. Prevé también la incorporación de acompañantes y una alternativa para quienes necesiten ayuda.
4. Revisa lo pendiente. Antes de la llegada, comprueba que la reserva y sus viajeros estén completos. Un formulario enviado no garantiza por sí solo que todos los datos sean correctos.
5. Gestiona el parte y la llegada. Revisa el estado de la comunicación y cualquier incidencia. Organiza después la entrega de llaves o las instrucciones de acceso según tu procedimiento.

Puedes ver el producto real en las demos de HazCheckin.

Apartamentos turísticos: preparar la llegada sin recepción

En un apartamento, el reto habitual es coordinar fechas, viajeros e instrucciones de entrada a distancia. Vincula cada reserva a la unidad correcta y utiliza un enlace que el huésped pueda recuperar fácilmente.

Ejemplo de operativa: tienes dos apartamentos con entradas el viernes. El jueves revisas qué viajeros han completado sus datos y contactas con quienes siguen pendientes. El viernes confirmas las llegadas y facilitas las instrucciones de acceso. Es un ejemplo de organización, no una promesa de automatización de cerraduras.

Consulta el check-in online para apartamentos turísticos para ver las funciones de gestión por propiedad.

Hoteles: adelantar el registro y atender las excepciones

En un hotel, el check-in online ayuda a preparar las llegadas antes del turno de recepción. El equipo puede dedicar el encuentro presencial a resolver incidencias, confirmar la estancia y entregar las llaves.

Define quién revisa registros incompletos y cómo atender a una familia que no ha rellenado el formulario. La herramienta debe encajar con el PMS y con la recepción presencial. Revisa las integraciones disponibles y la solución de check-in online para hoteles.

Registro de viajeros y protección de datos en España

El registro y la comunicación de viajeros son obligaciones distintas de elegir un formulario online. El RD 933/2021, artículos 4 a 6 regula los datos y plazos aplicables. Identifica el canal de comunicación correspondiente a tu establecimiento y no confundas el envío del formulario con la aceptación de un parte por la autoridad.

La AEPD indica que no está permitido solicitar una copia del DNI o pasaporte para cumplir el registro de hospedajes. Recoger los campos necesarios y comprobar la identidad no justifica guardar una copia íntegra por defecto. Revisa qué recoge tu formulario, quién puede acceder y cuánto tiempo se conserva cada tipo de dato.

Para configurar el canal estatal, consulta la guía de SES.HOSPEDAJES.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer el check-in por internet?

La obligación de registro de viajeros no impone, por sí sola, que el huésped utilice un formulario online. Mantén una opción de asistencia para quien no pueda completarlo a distancia.

¿El huésped necesita una app?

El enlace de HazCheckin se abre en el navegador del móvil. El huésped no necesita instalar una aplicación para completar el check-in.

¿Sustituye al PMS o a una cerradura inteligente?

Son funciones diferentes. El check-in recoge y organiza el registro; el PMS gestiona otras operaciones del alojamiento y el sistema de acceso controla la entrada. Comprueba las integraciones y los pasos que seguirá realizando tu equipo.

¿Cómo comparo el coste?

Compara el número de propiedades, las funciones y las condiciones del plan. Puedes consultar los planes y precios actuales y probar el flujo con una reserva antes de incorporarlo a toda tu operativa.