Cómo conectar el calendario de Airbnb con HazCheckin para recibir tus reservas

Si publicas tu alojamiento en Airbnb, cada reserva que entra allí debería aparecer sola en HazCheckin, sin que tengas que copiar fechas a mano. Eso es exactamente lo que hace la integración de calendario: conectas el calendario de tu anuncio de Airbnb una vez y, a partir de ese momento, las reservas se importan automáticamente y cada huésped recibe su enlace de check-in online. En esta guía te explicamos paso a paso cómo hacerlo.

Qué hace (y qué no hace) la sincronización de calendario

HazCheckin se conecta al calendario de Airbnb a través de un feed iCal: una URL que Airbnb publica con las fechas ocupadas de tu anuncio. HazCheckin lee ese feed de forma periódica y crea una reserva por cada estancia nueva que encuentra.

• Importa las reservas automáticamente. Cada reserva de Airbnb se convierte en una reserva en tu panel, con sus fechas de entrada y salida.
• Se sincroniza sola cada hora. No tienes que hacer nada; también puedes lanzar una sincronización manual cuando quieras con el botón Sincronizar ahora.
• Funciona con varios canales. Además de Airbnb, puedes conectar Booking.com, Vrbo u otro canal que publique un calendario iCal.

Hay una limitación importante que conviene entender desde el principio: los feeds iCal de Airbnb no incluyen los datos de contacto ni la identidad del huésped. Airbnb solo comparte las fechas. Por eso cada reserva importada se crea con un huésped provisional, y la identidad real (nombre, documento, firma) se captura cuando el huésped completa el check-in online desde el enlace que le envías. Ese mismo check-in es el que alimenta el envío automático del parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES.

Antes de empezar

Necesitas dos cosas:

• Tu alojamiento ya dado de alta como propiedad en HazCheckin. Si aún no lo tienes, créalo primero (puedes importarlo desde tu anuncio de Airbnb para rellenar nombre, fotos y datos en un clic).
• Acceso a tu cuenta de anfitrión en Airbnb, donde vas a copiar la URL del calendario.

Paso 1: copia la URL del calendario en Airbnb

Airbnb publica el calendario de cada anuncio como un enlace que termina en .ics. Para obtenerlo:

1. Entra en Airbnb y ve a Anuncios; abre el anuncio que quieres conectar.
2. Abre el Calendario del anuncio.
3. En el panel lateral de Disponibilidad, busca la opción Conectar con otro sitio web (o Sincronizar calendarios).
4. Elige Exportar calendario.
5. Airbnb te muestra una URL que acaba en .ics. Cópiala al portapapeles.

Esa URL es el feed que HazCheckin va a leer. Si gestionas varios anuncios, cada uno tiene su propia URL de calendario: cópialas por separado.

Paso 2: abre las integraciones de calendario en HazCheckin

1. En tu panel de HazCheckin, ve a Propiedades y abre la propiedad correspondiente.
2. En la pantalla de edición, pulsa el botón Integraciones de calendario (arriba a la derecha).

Llegarás a la pantalla Integraciones de calendario, donde se gestionan todos los feeds de esa propiedad.

Paso 3: añade el feed de Airbnb

En la sección Añadir un nuevo feed:

1. En Canal, selecciona Airbnb.
2. En URL del iCal, pega la URL .ics que copiaste de Airbnb.
3. Opcionalmente, escribe una etiqueta para identificarlo (por ejemplo, «Airbnb apartamento 3»). Es útil si vas a conectar varios feeds.
4. Pulsa Añadir feed.

La primera sincronización se ejecuta automáticamente al añadir el feed. A partir de ahí, HazCheckin vuelve a leer el calendario cada hora. En la lista de Feeds conectados verás, para cada uno, la última sincronización, cuántas reservas se importaron y si hubo algún error. Cuando quieras forzar una actualización inmediata, usa Sincronizar ahora.

Qué pasa con cada reserva importada

Cuando la sincronización encuentra una reserva nueva en el calendario de Airbnb:

• Crea una reserva en tu panel con las fechas de entrada y salida y el canal Airbnb.
• La deja en estado pendiente, con un huésped provisional (la identidad real se rellenará en el check-in).
• Puedes enviar al huésped su enlace de check-in online; cuando lo completa, se registran sus datos y su firma, y HazCheckin gestiona el envío del parte de viajeros al Ministerio dentro de plazo.

Las fechas que Airbnb marca solo como bloqueadas (no disponibles, sin ser una reserva real) se ignoran: no generan reservas.

Cambios de fechas y conflictos

Si una reserva cambia de fechas en Airbnb, HazCheckin lo detecta en la siguiente sincronización:

• Si la reserva sigue pendiente o confirmada, las nuevas fechas se aplican automáticamente.
• Si ya habías avanzado esa reserva (el huésped hizo el check-in o ya enviaste sus datos), HazCheckin no la cambia sin tu permiso. El cambio aparece en la sección Cambios pendientes de revisar, donde eliges Aceptar fechas o Mantener las mías.

Evita overbooking: exporta también tu calendario

En la misma pantalla tienes la Exportación de calendario: HazCheckin puede publicar las fechas reservadas de esta propiedad como una URL privada que puedes pegar de vuelta en Airbnb (o en cualquier otro canal). Así, una reserva que entre por un canal bloquea automáticamente esas fechas en los demás y evitas dobles reservas. Actívala y copia la URL desde la sección Exportación de calendario.

Conecta el resto de tus canales

El proceso es idéntico para los demás portales. Repite el Paso 3 seleccionando el canal que corresponda:

• Booking.com — exporta el calendario iCal de tu extranet y pégalo con el canal Booking.com.
• Vrbo — copia su enlace de calendario y añádelo con el canal Vrbo.
• Otro — cualquier canal que ofrezca un feed iCal.

Cada propiedad suele tener un feed por canal.

Errores habituales y cómo resolverlos

• «Introduce una URL http(s) válida». Asegúrate de pegar el enlace completo que empieza por https:// y termina en .ics. Copia y pega directamente desde Airbnb para no perder ningún carácter.
• No aparece ninguna reserva tras conectar. Airbnb solo publica en el calendario las estancias ya reservadas; las fechas simplemente bloqueadas no se importan. Comprueba también que el feed esté activo y pulsa Sincronizar ahora.
• La última sincronización muestra un error. Vuelve a Airbnb, genera de nuevo la URL de Exportar calendario y actualiza el feed: los enlaces de calendario pueden caducar o cambiar.
• Faltan los datos del huésped. Es lo esperado: el feed de Airbnb no los trae. Se completan cuando el huésped hace el check-in online.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto se actualizan las reservas?

De forma automática cada hora. Además, puedes lanzar una sincronización manual en cualquier momento con Sincronizar ahora.

¿Por qué la reserva importada no trae el nombre del huésped?

Porque el calendario de Airbnb solo comparte las fechas, no la identidad. HazCheckin crea un huésped provisional y la identidad real se captura cuando el huésped completa el check-in online.

¿Puedo conectar varios anuncios de Airbnb?

Sí. Cada anuncio tiene su propia URL de calendario; añade un feed por cada uno en la propiedad correspondiente.

¿La conexión evita las dobles reservas?

La importación trae a HazCheckin lo reservado en Airbnb. Para bloquear esas fechas también en otros canales, activa la Exportación de calendario y pega esa URL en el resto de portales.

¿Qué pasa si se cancela una reserva en Airbnb?

La sincronización está pensada para recibir reservas nuevas y cambios de fechas. Revisa periódicamente tu panel y gestiona manualmente las cancelaciones que detectes.